Aux. Administrativo Salud | Tema 28

Access 2019: bases de datos, objetos principales y funciones

Access es el sistema gestor de bases de datos relacionales incluido en Microsoft Office. En las oposiciones de auxiliar administrativo del ámbito sanitario, este tema exige conocer la estructura de una base de datos en Access, sus objetos fundamentales y las operaciones básicas de gestión de datos. Dominar la terminología y la lógica relacional es la clave para responder correctamente en el examen.

Concepto de base de datos y estructura general

Una base de datos es una herramienta que permite recopilar, organizar y gestionar información de forma estructurada. Access trabaja con bases de datos relacionales, lo que significa que la información se distribuye en múltiples tablas conectadas entre sí mediante campos comunes. Esto evita la redundancia y facilita la consulta cruzada de datos.

Frente a una base de datos de archivo plano (toda la información en una sola tabla o lista), el modelo relacional de Access ofrece mayor flexibilidad, integridad y capacidad de análisis.

Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos fundamentales: tablas, consultas, formularios e informes. A estos se suman dos objetos de programación: macros y módulos.

Interfaz de Access 2019

La ventana principal de Access 2019 presenta seis zonas bien diferenciadas:

• Barra de herramientas de acceso rápido: botones de guardado, deshacer y rehacer.
• Cinta de opciones: fichas Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.
• Panel de navegación: lista todos los objetos de la base de datos agrupados por tipo (tablas, consultas, formularios, informes). Permite abrir, renombrar y eliminar objetos.
• Panel de objeto: área central donde se visualiza y edita el contenido del objeto seleccionado. Si hay varios abiertos, aparecen en pestañas.

Dos elementos adicionales ayudan al manejo de registros: la barra de navegación de registros (flechas para desplazarse entre filas e indicador del registro actual) y la barra de búsqueda (localiza cualquier valor dentro del objeto activo).

Access ofrece dos opciones de guardado: Guardar objeto como (solo el objeto en uso) y Guardar base de datos como (toda la base de datos completa).

Tablas

Las tablas son el núcleo de toda base de datos en Access. Almacenan la información en filas y columnas, con una estructura similar a una hoja de cálculo pero con reglas más estrictas.

Terminología esencial

Cada columna es un campo y debe configurarse con un tipo de dato concreto (texto, número, fecha/hora, etc.). Cada fila es un registro y contiene la información completa de un elemento. La intersección entre fila y columna es una celda.

Toda tabla debe tener definida una clave principal (o clave primaria): un campo o combinación de campos que identifica de forma inequívoca cada registro. Access asigna por defecto un campo Autonumérico como clave principal, aunque el usuario puede designar otro.

Creación de tablas

Existen dos métodos principales:

• Vista Diseño: desde la ficha Crear > Diseño de tabla, se definen los campos, sus tipos de datos y sus propiedades. Al finalizar se designa la clave principal con clic derecho.
• Vista Hoja de datos: desde Crear > Tabla, se escriben datos directamente y Access asigna tipos automáticamente. Se puede ajustar después cambiando a Vista Diseño.

Relaciones entre tablas

Las relaciones vinculan tablas a través de campos coincidentes y son la base del modelo relacional. Se gestionan desde la pestaña Herramientas de base de datos > Relaciones.

Tipos de relación

• Uno a uno: cada registro de la tabla A se asocia con un único registro de la tabla B.
• Uno a varios: un registro de la tabla principal se relaciona con múltiples registros de la tabla secundaria. Es el tipo más frecuente.
• Varios a varios: registros de ambas tablas pueden relacionarse entre sí de forma múltiple (requiere una tabla intermedia).

Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que garantiza la validez de las relaciones. Si se activa, Access impide asignar en la tabla secundaria un valor que no exista en la tabla principal. Dispone de dos acciones asociadas:

• Actualizar en cascada: al cambiar un valor en la tabla principal, se actualiza automáticamente en la secundaria.
• Eliminar en cascada: al borrar un registro en la tabla principal, se eliminan los registros relacionados en la secundaria.

Consultas

Las consultas permiten recuperar, filtrar y manipular datos procedentes de una o varias tablas. Su función más habitual es extraer información específica aplicando criterios de selección. También sirven como origen de datos para formularios e informes.

Creación de consultas

Access ofrece dos métodos: el Asistente para consultas (guía paso a paso para seleccionar campos y tablas) y la Vista Diseño de consulta (interfaz gráfica donde se arrastran campos, se definen criterios y se establece el orden de resultados).

Criterios de consulta habituales

Algunas expresiones frecuentes en la fila de criterios: un valor entre comillas ("Londres") filtra registros iguales a ese texto; el operador Entre con dos fechas selecciona un rango; Es nulo / No es nulo localiza campos vacíos o con contenido; funciones como =Suma(), =Prom() o =Contar() calculan totales sobre campos numéricos.

Formularios

Los formularios son pantallas de entrada de datos diseñadas para facilitar la introducción, modificación y visualización de registros. Suelen incluir botones de comando para ejecutar acciones.

Se crean desde la ficha Crear, con varias opciones: Formulario (automático sobre la tabla seleccionada), Diseño de formulario (totalmente manual), Formulario en blanco y Asistente para formularios (selección guiada de campos, vista y distribución).

Informes

Los informes presentan los datos en un formato pensado para su lectura e impresión. Se generan a partir de tablas o consultas y reflejan siempre los datos actualizados.

Secciones de un informe

En Vista Diseño, un informe se divide en secciones: encabezado del informe (portada), encabezado de página (se repite en cada página), encabezado de grupo, detalle (cuerpo principal con los registros), pie de grupo, pie de página y pie del informe (totales o resumen general).

Las herramientas de creación incluyen: Informe, Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes y Etiquetas.

Importación, vinculación y exportación de datos

Access permite incorporar datos externos y compartir sus objetos con otras aplicaciones a través de la pestaña Datos externos.

Importar información consiste en traer datos desde archivos externos (Excel, CSV, otras bases de datos) mediante el botón Nuevo origen de datos. Se selecciona el tipo de archivo, se localiza y se completan los pasos del asistente.

Vincular tablas externas crea un enlace permanente: los datos se mantienen en su ubicación original pero se pueden consultar desde Access.

Exportar objetos de Access permite guardarlos en formatos como Excel, PDF, texto o XML. Se selecciona el objeto en el Panel de navegación, se accede a Datos externos > grupo Exportar, se elige el formato y las opciones de exportación.

También es posible guardar la base de datos completa en otro formato desde Archivo > Guardar como, eligiendo entre los distintos formatos de Access u otros compatibles.

¿Cual es la diferencia entre un campo y un registro en Access?

Un campo es cada columna de una tabla y define un tipo de dato concreto (texto, número, fecha). Un registro es cada fila y contiene el conjunto completo de datos de un elemento. La celda es la intersección de ambos.

¿Que ocurre si se activa la integridad referencial con eliminación en cascada?

Al borrar un registro en la tabla principal, Access elimina automaticamente todos los registros relacionados en la tabla secundaria. Si no se activa esta opción, Access impide borrar registros que tengan datos vinculados en otras tablas.

¿En que se diferencia importar datos de vincular datos en Access?

Al importar, Access copia los datos externos dentro de la propia base de datos, creando una tabla independiente. Al vincular, los datos permanecen en su archivo de origen y Access solo crea un enlace para consultarlos. Los cambios en datos vinculados afectan al archivo original.

¿Que expresión de criterio se usa en una consulta para mostrar registros con un campo vacio?

Se utiliza la expresión Es nulo en la fila de criterios de la consulta. Para el caso contrario (campos que contienen datos), se usa No es nulo.