Aux. Administrativo Salud | Tema 26

Microsoft Word 365: interfaz, funciones principales y personalización del entorno

Word es uno de los temas recurrentes en las oposiciones de auxiliar administrativo del ámbito sanitario. Las preguntas suelen centrarse en datos concretos: extensiones de archivo, valores por defecto de la plantilla Normal, opciones de impresión y límites de personalización de la cinta de opciones. Dominar estos detalles marca la diferencia en el examen.

Qué es Word y primeros pasos

Microsoft Word es el procesador de texto de la suite Microsoft 365. Permite crear, editar y dar formato a documentos de texto, incorporar elementos multimedia, tablas e imágenes, y cuenta con corrector ortográfico, gramatical y diccionario de sinónimos (tesauro).

La primera versión (1983) funcionaba sobre MS-DOS y fue pionera en implementar la tecnología WYSIWYG (What You See Is What You Get), que mostraba en pantalla el resultado final del documento antes de imprimirlo. La versión para Windows llegó en 1989 y ha evolucionado hasta Word 365, con integración en la nube mediante OneDrive, asistente de inteligencia artificial (Microsoft Copilot), traductor incorporado y dictado por voz.

Vista Backstage y pantalla de inicio

Al abrir Word se muestra la Vista de Microsoft Office Backstage, organizada en las siguientes áreas:

• Documento en blanco: crea un documento basado en la plantilla Normal.dotm, con fuente Aptos (Cuerpo) tamaño 12, alineación izquierda, interlineado múltiple en 1,16 y espaciado posterior de 8 puntos.
• Plantillas: documentos prediseñados que generan una copia de sí mismos al abrirse, conservando siempre la configuración original.
• Documentos recientes: muestra nombre, ubicación y fecha de última modificación. Incluye la pestaña "Compartidos conmigo" (archivos compartidos vía OneDrive).
• Abrir: permite abrir archivos locales, de OneDrive o compartidos, e incluye la opción "Recuperar documentos sin guardar" para acceder a los archivos de autorrecuperación.

En la sección Opciones se configuran todos los ajustes del programa, organizados en pestañas como General, Presentación (marcas de formato), Revisión (autocorrección, autoformato, ortografía) y Guardar (intervalo de autorrecuperación: 10 minutos por defecto, formato .docx).

Área de trabajo y cinta de opciones

El entorno de trabajo de Word contiene estos elementos principales:

• Barra de título: muestra el nombre del documento (por defecto, Documento1). Al guardar sin cambiar el nombre, se usa Doc1, Doc2, etc.
• Cuadro de búsqueda: localiza acciones recientes, sugeridas y realiza búsquedas dentro del documento.
• Cinta de opciones: conjunto de herramientas organizado en fichas (pestañas), grupos y comandos. Se puede contraer con Ctrl+F1 o desde la esquina inferior derecha, eligiendo entre pantalla completa, mostrar solo pestañas o mostrar siempre la barra de herramientas.
• Barra de herramientas de acceso rápido: incluye por defecto Autoguardado, Guardar, Deshacer y Rehacer. Se puede mover debajo de la cinta y ocultarla, pero no cambiar su tamaño ni mostrarla en varias líneas.
• Reglas: dos (horizontal y vertical), desactivadas por defecto, se activan desde la ficha Vista. Admiten medidas en centímetros, picas, pulgadas, milímetros y puntos.
• Barra de estado: personalizable con clic secundario. Muestra número de página, contador de palabras, modo de inserción (Insertar/Sobrescribir), vistas y zoom (rango del 10 % al 500 %).

Personalización de la cinta de opciones

Se pueden crear pestañas y grupos, renombrarlos, agregar o quitar comandos, reorganizarlos e importar/exportar la configuración. Lo que no se puede personalizar: el tamaño de la cinta, texto o iconos (solo mediante resolución de pantalla) ni el color de la cinta (solo cambiando la combinación de colores de Office).

Ficha Archivo: gestión y protección de documentos

La ficha Archivo reabre la vista Backstage con opciones ampliadas:

Proteger documento

Cinco mecanismos de protección:

• Abrir siempre como solo lectura: no impide la edición, pero añade un paso previo que evita cambios accidentales.
• Cifrar con contraseña: máximo 15 caracteres, distingue entre mayúsculas y minúsculas. Requiere guardar y cerrar para activarse.
• Restringir edición: controla qué tipo de cambios pueden hacer otros usuarios.
• Agregar firma digital: garantiza autenticidad e integridad.
• Marcar como final: activa solo lectura y desactiva todas las opciones de edición.

Guardar y Guardar como

Guardar sobrescribe la versión anterior. Guardar como se usa la primera vez que se guarda un documento o para crear una copia, permitiendo elegir nombre, extensión y ubicación. Cuando el Autoguardado está activado (requiere OneDrive), ambas opciones se sustituyen por Guardar una copia.

Formatos de archivo compatibles

Word trabaja con múltiples extensiones. Las más preguntadas en examen: .docx (documento estándar), .docm (habilitado para macros), .dotx (plantilla), .dotm (plantilla con macros), .doc y .dot (formatos 97-2003), .pdf, .rtf (texto enriquecido), .txt (texto sin formato), .odt (Open Document), .xml, .xps y .asd (autorrecuperación).

Opciones de impresión

Desde Archivo > Imprimir se configura: páginas a imprimir (todas, selección, actual o personalizada), impresión a doble cara, intercalado de copias, orientación (vertical/horizontal), tamaño de papel (A4 por defecto) y márgenes (Normal: superior e inferior 2,5 cm; derecho e izquierdo 3 cm).

Para la impresión personalizada: páginas discontinuas separadas por comas (1,5,7), rangos con guion (4-10) y secciones con la notación s seguida del número (s3) o página concreta de sección (p7s3).

Grupos Fuente y Párrafo de la ficha Inicio

Grupo Fuente

Fuente por defecto: Aptos (Cuerpo) tamaño 12. La lista desplegable ofrece tamaños de 8 a 72, pero el rango real es de 1 a 1.638 puntos. El cuadro Fuente (llamador de grupo) tiene dos pestañas: Fuente (con efectos como versalitas, doble tachado y oculto) y Avanzado (escala en porcentaje, espaciado entre caracteres e interletraje). El portapapeles almacena un máximo de 24 elementos.

Grupo Párrafo

Permite configurar viñetas (listas no ordenadas), numeraciones (listas ordenadas) y listas multinivel con un máximo de 9 niveles jerárquicos. Cada nivel tiene formato independiente de sangría y alineación. Se accede a diseños predefinidos desde las bibliotecas o se personalizan con "Definir nueva".

¿Cuál es la plantilla en la que se basa el "Documento en blanco" de Word 365 y qué interlineado tiene por defecto?

La plantilla es Normal.dotm. Su interlineado por defecto es múltiple en 1,16, con fuente Aptos (Cuerpo) tamaño 12, alineación izquierda y espaciado posterior de 8 puntos.

¿Qué diferencia hay entre "Abrir siempre como solo lectura" y "Marcar como final" en la protección de documentos?

"Abrir siempre como solo lectura" no impide la edición real: solo añade un aviso previo que el usuario puede desactivar desde Visualización. "Marcar como final", en cambio, desactiva todas las opciones de edición y activa el modo solo lectura completo, aunque también puede revertirse.

¿Cómo se indica en Word que se desea imprimir la página 7 de la sección 3?

Se escribe p7s3 en el campo de páginas de la impresión personalizada. La "p" precede al número de página y la "s" al número de sección. Para imprimir solo una sección completa, basta con escribir s3.

¿Qué aspectos de la cinta de opciones NO se pueden personalizar?

No se puede modificar el tamaño de la cinta, del texto ni de los iconos (solo cambiando la resolución de pantalla). Tampoco se puede cambiar el color de la cinta o de sus iconos de forma individual: únicamente se puede modificar la combinación de colores de Office, lo que afecta a toda la interfaz del programa.