Aux. Administrativo Salud | Tema 27

Excel 2019: estructura, fórmulas, gráficos y gestión de datos

Excel es la hoja de cálculo de Microsoft Office más preguntada en las oposiciones de auxiliar administrativo del ámbito sanitario. El temario exige conocer su estructura básica (libros, hojas, celdas), el manejo de fórmulas y funciones, la creación de gráficos y las herramientas de gestión de datos. Dominar estos conceptos permite resolver tanto preguntas teóricas como los supuestos prácticos habituales en examen.

Estructura del documento: libros, hojas y celdas

Un libro de trabajo es el archivo que genera Excel, con extensión .xlsx. Cada libro contiene una o varias hojas de cálculo, que son las áreas de trabajo organizadas en filas y columnas. Las filas se identifican con números y las columnas con letras.

La celda es la unidad básica de la hoja. Se nombra combinando la letra de columna y el número de fila (por ejemplo, B2). Cada celda puede contener texto, números, fechas o fórmulas, y Excel intentará deducir el tipo de dato si el usuario no lo especifica.

Rangos de celdas

Un rango es un conjunto de celdas. Se expresa indicando la celda inicial y la final separadas por dos puntos: B2:D5. Para seleccionar rangos no contiguos se usa el punto y coma: B2;D4:D6;F1:F3. En la práctica, los rangos se seleccionan con el ratón sin necesidad de teclear las referencias.

Gestión de hojas

Por defecto, un libro nuevo contiene una hoja. Se pueden insertar hojas con el botón + junto a las pestañas o con Inicio > Insertar > Insertar hoja. Para renombrar una hoja basta hacer doble clic en su pestaña. Las hojas también se pueden ocultar, eliminar o mover mediante el menú contextual (botón derecho sobre la pestaña).

Introducción y edición de datos

Al escribir en una celda, el contenido aparece simultáneamente en la barra de fórmulas. Se confirma la entrada con Enter o Tab. Para editar una celda ya escrita se pulsa F2 o se hace doble clic sobre ella.

Formatos de celda

Excel diferencia entre el dato almacenado y su presentación visual. El tipo de dato (lo que Excel llama Categoría) puede ser número, texto, fecha, hora, moneda o porcentaje. Dentro de cada categoría se elige la máscara de presentación: número de decimales, símbolo de moneda, formato de fecha, etc. Si una columna es demasiado estrecha para mostrar el valor numérico, la celda mostrará ###.

Ajustes de texto y alineación

Desde el grupo Alineación de la pestaña Inicio se puede ajustar el texto a la celda, combinar celdas, girar el contenido o modificar la alineación horizontal y vertical. El formato de fuente (tipo, tamaño, color, negrita, cursiva, subrayado) se controla desde el grupo Fuente.

Fórmulas y funciones

Toda fórmula en Excel comienza con el signo =. Una fórmula básica referencia celdas y aplica operadores aritméticos: =B2-B3 resta el valor de B3 al de B2. Al pulsar Enter, la celda muestra el resultado y la barra de fórmulas conserva la expresión.

Referencias relativas y absolutas

Las referencias relativas (B2) se ajustan automáticamente al copiar la fórmula a otra celda. Si se copia =SUMA(B2:G2) de la fila 2 a la fila 3, Excel la convierte en =SUMA(B3:G3).

Las referencias absolutas se fijan con el símbolo $ ($B$2). Al copiar la fórmula, la referencia no cambia. Se alternan los tipos de referencia pulsando F4 sobre la referencia en la barra de fórmulas.

Funciones integradas

Una función es una fórmula predefinida. Se escribe con el signo =, el nombre de la función y los argumentos entre paréntesis: =SUMA(B2:B10). Excel organiza las funciones en categorías accesibles desde la pestaña Fórmulas > Biblioteca de funciones: Autosuma, Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y hora, Búsqueda y referencia, Matemáticas y trigonométricas.

También se puede usar Fórmulas > Insertar función para buscar funciones por nombre o categoría. El cuadro Argumentos de función guía al usuario en la introducción de los parámetros.

Orden de operaciones

Excel calcula las fórmulas siguiendo la precedencia estándar: Paréntesis, Exponentes, Multiplicación, División, Suma y Resta.

Gráficos

Los gráficos representan visualmente los datos de la hoja. Para crear uno se seleccionan los datos y se accede a Insertar > Gráficos recomendados. El atajo ALT + F1 genera un gráfico rápido con los datos seleccionados.

Tipos de gráfico principales

• Columna: compara valores verticalmente.
• Línea: muestra tendencias en el tiempo.
• Circular: representa porcentajes de un total.
• Barra: similar al de columna pero con barras horizontales.

Cada gráfico se compone de título, área de trazado, ejes (vertical y horizontal), leyenda y etiquetas de datos. Desde la pestaña Diseño (Herramientas de gráficos) se modifica el diseño rápido, el estilo y los colores del tema.

Gestión de datos: ordenación y filtros

Ordenar datos

La ordenación se aplica desde Inicio > Ordenar y filtrar o desde Datos > Ordenar. Las opciones básicas son A a Z (ascendente) y Z a A (descendente). El Orden personalizado permite ordenar por varias columnas con criterios distintos, añadiendo niveles de ordenación.

Antes de ordenar conviene asegurar que no existen filas ni columnas vacías dentro de la tabla y que hay encabezados en la primera fila.

Filtrar datos

Los filtros ocultan temporalmente las filas que no cumplen ciertos criterios. Se activan desde Datos > Filtro. Una vez activados, cada columna muestra una flecha desplegable que permite marcar o desmarcar valores. Existen filtros personalizados según el tipo de dato: filtros de texto (Comienza con, Contiene), filtros de número (Mayor que, Entre) y filtros de fecha (Semana pasada, Este mes).

Validación de datos

Desde Datos > Validación de datos se crean reglas que restringen lo que el usuario puede introducir en una celda: solo números enteros, decimales, fechas, valores de una lista desplegable o textos de longitud determinada. Si se introduce un valor que incumple la regla, Excel muestra un mensaje de error.

Personalización del entorno e impresión

El área de impresión se define desde Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión. La vista previa y la configuración de copias, impresora, orientación y márgenes se gestionan desde Archivo > Imprimir.

Para proteger un libro se accede a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y Microsoft no ofrece recuperación si se olvidan.

Atajos de teclado más preguntados

• Ctrl + N: nuevo libro.
• Ctrl + G: guardar.
• F2: editar celda activa.
• F4: alternar tipo de referencia (relativa/absoluta).

¿Qué diferencia hay entre una referencia relativa y una referencia absoluta en Excel?

La referencia relativa (como B2) se ajusta automáticamente al copiar la fórmula a otra celda. La referencia absoluta (como $B$2) permanece fija sin importar dónde se copie la fórmula. Para alternar entre ambos tipos se pulsa la tecla F4 mientras se edita la referencia en la barra de fórmulas.

¿Con qué símbolo deben comenzar siempre las fórmulas en Excel?

Todas las fórmulas en Excel comienzan obligatoriamente con el signo igual (=). Sin ese signo, Excel interpreta el contenido como texto o dato literal, no como una expresión calculable.

¿Qué significa que una celda muestre ### en lugar de un valor?

Los símbolos ### indican que la columna es demasiado estrecha para mostrar el dato numérico o la fecha contenida en la celda. No se trata de un error en la fórmula: basta con ampliar el ancho de la columna arrastrando el borde del encabezado o haciendo doble clic en él para autoajustar.

¿Dónde se configura la validación de datos y qué tipos de restricción permite?

Se configura desde la pestaña Datos > Validación de datos. Permite restringir la entrada a número entero, decimal, fecha, hora, longitud de texto, valores de una lista desplegable o fórmulas personalizadas. Para cada restricción se define una condición (entre, mayor que, igual a, etc.) y se puede añadir un mensaje de entrada y otro de error.