Administrativos del Estado | Tema 42

Microsoft Excel: libros, hojas, celdas, fórmulas, funciones y gráficos

Excel es uno de los temas con mayor peso en el bloque de ofimática del Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado. Las preguntas tipo test suelen centrarse en dimensiones de la hoja, tipos de errores en fórmulas, referencias absolutas y relativas, tipos de gráficos y funciones concretas. Dominar los detalles técnicos marca la diferencia en el examen.

Estructura básica: libros, hojas y celdas

Un fichero de Excel recibe el nombre de libro y se guarda con extensión .XLSX (o .XLSM si contiene macros). Cada libro está formado por varias hojas de trabajo, independientes entre sí. Por defecto aparecen 2 hojas al crear un libro nuevo.

Cada hoja se organiza en 16.384 columnas (identificadas con letras: A-Z, AA, AB…) y 1.048.576 filas (numeradas desde 1). La intersección de una fila y una columna forma una celda, que es la unidad básica para introducir datos. La dirección de celda se compone de la letra de columna seguida del número de fila (por ejemplo, B6 o H128).

Para referenciar una celda de otra hoja del mismo libro se usa la sintaxis Hoja3!B6. La celda donde se introduce información en cada momento se denomina celda activa y se identifica por su borde resaltado y porque su dirección aparece en la barra de fórmulas.

Elementos de la interfaz de Excel

La pantalla de Excel presenta estos elementos principales:

• Barra de herramientas de acceso rápido: botones Guardar, Deshacer y Rehacer, junto con el Autoguardado en OneDrive.
• Cinta de opciones: organiza todos los comandos en pestañas (Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos, Vista, etc.).
• Barra de fórmulas: dividida en tres zonas (dirección de celda activa, botón de insertar función y contenido de la celda).
• Barra de estado: información sobre la operación en curso, controles de zoom y botones de vista (Normal, Diseño de página, Ver saltos de página).

Tipos de datos en Excel

Excel clasifica automáticamente la información introducida en tres categorías:

Texto (alfanumérico): se alinea a la izquierda por defecto. Si necesitas que un número sea tratado como texto, se antepone un apóstrofo ('). Lo mismo aplica cuando un texto debe comenzar por el signo igual.

Números: incluyen valores numéricos y fechas/horas. Se alinean a la derecha. Las fechas usan formato dd/mm/aa y las horas hh:mm. Internamente, Excel trata fechas y horas como números, lo que permite operaciones aritméticas con ellas. Si un número no cabe en la celda, se muestra en formato científico (3,4E+23) o con símbolos # si tiene otro formato aplicado.

Fórmulas: combinaciones de datos numéricos, direcciones de celda, signos aritméticos o funciones. Siempre comienzan con el signo =. La precedencia de operadores sigue este orden: paréntesis, exponentes, multiplicación/división, suma/resta.

Referencias absolutas y relativas

Una referencia relativa (ejemplo: A2) cambia automáticamente al copiar o mover la celda que la contiene. Una referencia absoluta se fija mediante el símbolo $: $A$2 fija fila y columna; $A2 fija solo la columna; A$2 fija solo la fila. Esta distinción es fundamental cuando se copian fórmulas y se necesita que ciertos datos permanezcan constantes.

Errores frecuentes en fórmulas

Los códigos de error más preguntados en examen son:

• #####: la columna es demasiado estrecha para mostrar el resultado.
• #¡DIV/0!: división entre cero o referencia a celda vacía en el denominador.
• #¿NOMBRE?: Excel no reconoce el nombre de la función (error de ortografía, falta de comillas o dos puntos).
• #¡REF!: referencia no válida, típicamente por eliminar una fila o columna que formaba parte de una fórmula.
• #N/A: valor no encontrado en funciones de búsqueda.
• #¡NULO!: intersección incorrecta de dos rangos (falta el operador dos puntos).

Fórmulas y funciones principales

Toda función sigue la sintaxis =NOMBRE_FUNCIÓN(argumento1;argumento2). Los argumentos se separan con punto y coma. Excel permite anidar funciones: =MAX(SUMA(A1:A3);B2).

Funciones matemáticas y estadísticas

SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, PRODUCTO, RAIZ, POTENCIA y REDONDEAR son las más frecuentes. El botón Autosuma (Σ) en la pestaña Inicio permite acceder rápidamente a SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX y MIN.

Funciones lógicas

SI(prueba_lógica;valor_verdadero;valor_falso) es la función lógica estrella. Se complementa con Y (devuelve VERDADERO si todos los argumentos lo son), O (devuelve VERDADERO si al menos uno lo es) y NO (invierte el valor lógico).

Funciones de búsqueda

BUSCARV busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un dato de la misma fila en otra columna. BUSCARH opera igual pero buscando en la primera fila. COINCIDIR devuelve la posición relativa de un elemento en un rango.

Funciones de fecha y texto

HOY() y AHORA() devuelven la fecha y la fecha/hora actuales. AÑO, MES, DIA, DIASEM extraen componentes de una fecha. En texto, CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC y ESPACIOS son las más utilizadas.

Gráficos en Excel

Un gráfico es la representación visual de una o más series de datos. Cada valor individual dentro de la serie se denomina punto de datos y los títulos asociados son los rótulos de datos. Los gráficos se insertan desde la pestaña Insertar, sección Gráficos.

Los tipos básicos son: columnas (comparación temporal), barras (comparación entre elementos), circulares (proporción de un todo, solo admiten una serie), líneas (tendencias) y áreas (magnitud de cambios acumulados). Los gráficos circulares son unidimensionales; el resto admiten dos o tres ejes.

Un gráfico puede insertarse como objeto incrustado en la hoja o como hoja de gráfico independiente. Al seleccionar un gráfico aparecen las pestañas contextuales Diseño y Formato dentro de Herramientas de gráficos.

Gestión de datos: filtros, ordenación y macros

Ordenación y filtros

La ordenación se configura desde Datos > Ordenar, donde se definen niveles de criterio (columna, tipo de orden ascendente/descendente). Los filtros crean desplegables en los encabezados de columna para seleccionar registros según criterios. Los filtros avanzados permiten definir un rango de criterios externo y copiar resultados a otra ubicación. En los filtros se usan los comodines ? (un carácter) y * (grupo de caracteres).

Validación de datos y duplicados

Validación de datos (pestaña Datos) permite restringir el tipo de entrada en una celda: número entero, decimal, lista, fecha, hora o longitud de texto. Quitar duplicados elimina filas idénticas de un rango.

Macros

Las macros automatizan secuencias de acciones. Se graban desde Vista > Macros > Grabar Macro. Se ejecutan con el atajo de teclado asignado (CTRL + tecla) o desde el cuadro Ver Macros. Los libros con macros se guardan con extensión .XLSM. Una macro ejecutada no puede deshacerse con el comando Deshacer estándar.

Personalización del entorno de trabajo

La pestaña Inicio contiene las secciones Fuente, Alineación, Número y Estilos. El formato condicional aplica estilos automáticos según el valor de la celda (reglas de resaltado, barras de datos, escalas de color). Los temas (pestaña Disposición de página) definen colores, fuentes y efectos globales del libro.

Para insertar o eliminar filas, columnas o celdas se usa la sección Celdas de la pestaña Inicio. Las hojas se gestionan desde la barra de etiquetas inferior: se pueden renombrar (máximo 31 caracteres), colorear, ocultar, mover o copiar. La impresión se configura desde Disposición de página (márgenes, orientación, saltos de página, área de impresión).

¿Qué diferencia hay entre los errores #¡REF! y #¿NOMBRE? en Excel?

#¡REF! aparece cuando una referencia de celda deja de ser válida, típicamente porque se ha eliminado una fila o columna que formaba parte de una fórmula. #¿NOMBRE? indica que Excel no reconoce un texto dentro de la fórmula: suele deberse a un error de ortografía en el nombre de la función, la omisión de comillas en un texto o la falta de dos puntos en un rango. El primero es un problema de estructura de la hoja; el segundo, de sintaxis de la fórmula.

¿Cuántas columnas y filas tiene una hoja de Excel y qué extensión usa un libro con macros?

Cada hoja tiene 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Un libro estándar se guarda como .XLSX, pero si contiene macros debe guardarse como .XLSM. La extensión .XTX corresponde a las plantillas. Este dato de dimensiones es recurrente en los exámenes tipo test.

¿Qué tipo de gráfico solo admite una única serie de datos y por qué?

El gráfico circular (también llamado sectorial o de tarta) solo admite una serie de datos porque es unidimensional: muestra la proporción de cada punto respecto al total. Los gráficos de columnas, barras o líneas son bidimensionales o tridimensionales (ejes X, Y y eventualmente Z), lo que les permite representar múltiples series simultáneamente.

Si la celda A1 contiene la referencia =$B3 y se copia a la celda C2, ¿qué referencia aparecerá?

Aparecerá $B4. La columna B está fijada con el símbolo $ y no cambia al copiar. La fila 3 es relativa: al copiar una fila hacia abajo (de fila 1 a fila 2), se incrementa en 1, pasando a fila 4. Esto es una referencia mixta, concepto que se pregunta con frecuencia comparándolo con la referencia totalmente absoluta ($B$3, que no cambia nunca).