Auxiliares Administrativos | Tema 25

Microsoft Excel: estructura, fórmulas, gráficos y gestión de datos

Excel es uno de los temas más preguntados en las oposiciones al Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado. El temario abarca desde la estructura básica del programa hasta funciones avanzadas como filtros, macros y formato condicional. Dominar los conceptos técnicos y los atajos de teclado marca la diferencia en el examen.

Libros, hojas y celdas

Un fichero de Excel recibe el nombre de libro y su extensión es .xlsx (.xlsm para archivos habilitados para macros y .xtx para plantillas). Cada libro contiene varias hojas de trabajo, que por defecto son 2 en las versiones actuales.

Cada hoja se organiza en 16.384 columnas (nombradas A, B… Z, AA, AB…) y 1.048.576 filas (numeradas desde 1). La intersección de una fila y una columna forma una celda, que es la unidad básica para introducir datos. La dirección de celda se compone de la letra de columna y el número de fila: A1, B6, H128.

Para referenciar una celda de otra hoja del mismo libro se usa la sintaxis Hoja3!B6. La celda donde se encuentra el cursor se denomina celda activa y se identifica por su recuadro en negrita y por su dirección en la barra de fórmulas.

Elementos de la pantalla

La interfaz de Excel presenta la cinta de opciones organizada en pestañas (Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos, etc.), la barra de fórmulas dividida en tres zonas (dirección de celda, botón de función y contenido), la barra de estado con zoom y vistas, y la barra de etiquetas en la parte inferior para navegar entre hojas.

Tipos de datos y edición

Excel clasifica automáticamente la información introducida en una celda en tres categorías:

• Texto: se alinea a la izquierda por defecto. Para forzar que un número se trate como texto, se antepone un apóstrofo (').
• Números (valores y fechas/horas): se alinean a la derecha. Las fechas siguen el formato dd/mm/aa y las horas hh:mm. Si un número no cabe en la celda, aparece en formato científico o con el símbolo #.
• Fórmulas: combinaciones de datos numéricos, operadores y funciones que empiezan siempre con el signo =.

Errores frecuentes en celdas

Los códigos de error más habituales en examen son: ##### (columna demasiado estrecha), #¡DIV/0! (división por cero o celda vacía), #¿NOMBRE? (función mal escrita o faltan comillas), #¡REF! (referencia de celda eliminada) y #N/A (valor no encontrado en funciones de búsqueda).

Referencias absolutas y relativas

Una referencia relativa (ej. A2) cambia al copiar la fórmula a otra posición. Una referencia absoluta se fija con el símbolo $ y no varía: $A$2 fija fila y columna, $A2 fija solo la columna, A$2 fija solo la fila. La elección depende de si necesitamos que los datos permanezcan constantes o se adapten a la nueva ubicación.

Fórmulas y funciones

Toda función sigue la sintaxis =NOMBRE_FUNCIÓN(argumento1;argumento2). Los argumentos se separan con punto y coma. Excel respeta la precedencia de operadores: paréntesis, exponentes, multiplicación/división y suma/resta, de izquierda a derecha.

Funciones más utilizadas por categorías

Matemáticas: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, PRODUCTO, RAIZ, REDONDEAR, POTENCIA. El botón Autosuma (pestaña Inicio o Fórmulas) permite acceder rápidamente a SUMA, Promedio, Contar, Máx y Mín.

Lógicas: SI (prueba_lógica;valor_verdadero;valor_falso), Y, O, NO. La función SI es la más preguntada: devuelve un valor u otro según se cumpla o no una condición.

Búsqueda: BUSCARV busca en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de la misma fila en otra columna. BUSCARH hace lo equivalente por filas. COINCIDIR devuelve la posición relativa de un elemento.

Texto: CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC, ESPACIOS, TEXTO.

Fecha y hora: HOY() devuelve la fecha actual, AHORA() fecha y hora, AÑO, MES, DIA, DIASEM. Las fechas en Excel se almacenan internamente como un número de serie (días desde el 1 de enero de 1900).

Auditoría de fórmulas

Desde la pestaña Fórmulas, el grupo Auditoría permite rastrear precedentes (celdas que alimentan la fórmula), rastrear dependientes (celdas afectadas por ella), evaluar fórmula paso a paso y comprobar errores.

Gráficos

Un gráfico es la representación visual de una o varias series de datos. Se crea desde la pestaña Insertar, sección Gráficos. Los tipos principales son: columnas, barras, circular (solo admite una serie), líneas, áreas y anillos.

Un gráfico puede insertarse como objeto incrustado en la hoja o como hoja de gráfico independiente. Al seleccionarlo aparecen las pestañas contextuales Diseño y Formato, donde se configuran series de datos, leyenda, títulos de ejes y estilos. Los minigráficos permiten insertar un gráfico reducido dentro de una sola celda (línea, columna o ganancia/pérdida).

Gestión de datos

Ordenación y filtros

La pestaña Datos ofrece ordenación ascendente (A-Z) o descendente (Z-A) y ordenación multinivel con el botón Ordenar. Los filtros (autofiltro) generan desplegables en cada columna de encabezado para seleccionar valores concretos. Los filtros avanzados permiten definir un rango de criterios separado y copiar resultados a otra ubicación. En los criterios se usa ? para un carácter individual y * para cualquier grupo de caracteres.

Validación de datos y duplicados

La validación de datos (pestaña Datos) restringe el tipo de valor admitido en una celda: número entero, decimal, lista, fecha, hora o longitud de texto. El botón Quitar duplicados elimina filas idénticas de forma automática.

Macros

Una macro es una secuencia de instrucciones grabadas que automatizan tareas repetitivas. Se graban desde Vista > Macros > Grabar macro, asignando nombre, método abreviado (Ctrl + tecla) y ubicación. Una vez grabada, se ejecuta desde Ver macros. La acción de una macro no se puede deshacer con Ctrl+Z. Los archivos con macros se guardan con extensión .xlsm.

Personalización del entorno

El formato de celdas se gestiona desde la pestaña Inicio: fuente, tamaño, alineación (horizontal y vertical), bordes, relleno y formato numérico (General, Número, Moneda, Porcentaje, Fecha, Texto, etc.). El formato condicional aplica estilos automáticos según el valor de la celda: reglas de resaltado, barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos. Los temas (pestaña Disposición de página) definen colores, fuentes y efectos globales del libro.

Para la impresión, la vista Diseño de página muestra saltos de página, márgenes y encabezados. Desde Configurar página se pueden repetir filas en la parte superior de cada página impresa e imprimir encabezados de filas y columnas.

¿Qué diferencia hay entre una referencia $A2 y A$2 al copiar una fórmula?

$A2 es una referencia mixta que fija la columna A pero permite que la fila varíe al copiar. A$2 fija la fila 2 pero permite que la columna cambie. La primera se usa cuando el dato siempre está en la misma columna; la segunda, cuando siempre está en la misma fila.

¿Qué error muestra Excel cuando se elimina una fila o columna referenciada en una fórmula?

Aparece el error #¡REF!, que indica que una referencia de celda ya no es válida. Es uno de los errores más frecuentes en examen y se produce al borrar celdas que formaban parte de un cálculo.

¿Cuántas columnas y filas tiene cada hoja de trabajo en Excel?

Cada hoja tiene 16.384 columnas (de A a XFD) y 1.048.576 filas. Estas cifras corresponden a las versiones de Excel a partir de 2007 y son un dato recurrente en preguntas de oposición.

¿Qué tipo de gráfico en Excel solo admite una única serie de datos y por qué?

El gráfico circular (sectorial) solo admite una serie porque es unidimensional: representa la proporción de cada punto de datos respecto al total. Los gráficos bidimensionales (columnas, barras, líneas) y tridimensionales admiten múltiples series porque disponen de ejes X e Y (o X, Y y Z).