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Microsoft Word: funciones, edición, formato y gestión de ficheros

Microsoft Word es el procesador de textos más utilizado del mercado y una herramienta recurrente en los exámenes de oposiciones para Auxiliar Administrativo del Estado. El temario abarca desde la interfaz del programa hasta la combinación de correspondencia, pasando por atajos de teclado, formato de texto, tablas e impresión. Dominar estos contenidos requiere conocer tanto los conceptos teóricos como las combinaciones de teclas que aparecen con frecuencia en los test.

La ventana de Word y sus elementos

Al abrir Word aparece un documento vacío con el nombre provisional "Documento1" en la barra de título. La interfaz se compone de los siguientes elementos:

• Barra de menús: contiene las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Ayuda.
• Banda de opciones: debajo de la barra de menús, agrupa botones organizados por secciones (Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos, Edición en la pestaña Inicio).
• Barra de herramientas de acceso rápido: ubicada arriba a la izquierda, muestra siempre los iconos de Guardar, Deshacer y Rehacer.
• Barra de estado: en la parte inferior muestra el número de página, el idioma, los botones de vista y el control de Zoom.

La regla refleja la anchura y altura del área de escritura e incluye marcas de sangrías, tabulaciones y márgenes. Se activa desde el menú Vista.

Edición básica: selección, desplazamiento y atajos

El punto de inserción es la barra vertical parpadeante que indica dónde se escribirá el siguiente carácter. Word realiza ajuste automático de línea: al llegar al margen derecho, el texto salta a la línea siguiente sin pulsar Enter.

Desplazamiento con teclado

Selección de texto

Con ratón: arrastrar para seleccionar, doble clic selecciona palabra, triple clic selecciona párrafo. Con teclado: Mayús + flechas para caracteres, Ctrl + Mayús + flechas para palabras. Para seleccionar todo el documento: Ctrl + E.

Operaciones básicas de edición

• Copiar: Ctrl + C
• Cortar: Ctrl + X
• Pegar: Ctrl + V
• Deshacer: Ctrl + Z
• Rehacer: Ctrl + Y

El Portapapeles almacena los elementos copiados o cortados y permite pegarlos con distintas opciones: mantener formato original, combinar formato o conservar solo texto.

Buscar, reemplazar e ir a

Tres funciones accesibles desde un mismo cuadro de diálogo en la sección Edición del menú Inicio:

• Buscar: Ctrl + B. Localiza palabras o frases en el documento.
• Reemplazar: Ctrl + L. Sustituye un texto por otro, con opción de reemplazar todo de una vez o confirmar cada cambio.
• Ir a: Ctrl + I. Permite saltar directamente a una página, sección o nota al pie concretas.

Formato de texto: sección Fuente y sección Párrafo

Fuente

La fuente es el diseño de los caracteres. El tamaño se mide en puntos. Los atributos principales son Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K) y Subrayado (Ctrl + S). Otros botones de la sección: tachado, subíndice, superíndice, cambiar mayúsculas/minúsculas, color de fuente y resaltado.

Párrafo

La alineación puede ser izquierda, centrada, derecha o justificada. El interlineado controla el espacio entre líneas dentro de un párrafo; el espaciado regula la distancia entre párrafos (anterior y posterior).

La sangría desplaza el texto respecto al margen. Los señaladores de la regla permiten controlar la sangría de primera línea (triángulo superior izquierdo), la sangría francesa (triángulo inferior) y la sangría global del párrafo (cuadro inferior). La sangría francesa desplaza todas las líneas excepto la primera.

Tabulaciones

El selector de tabulaciones (extremo izquierdo de la regla) ofrece cinco tipos: izquierda, centrada, derecha, decimal y barra. Las tabulaciones predeterminadas están a intervalos de 1,25 cm.

Gestión de ficheros: guardar, abrir, cerrar e imprimir

Guardar (Ctrl + G): asigna nombre y ubicación al documento. Los nombres admiten hasta 225 caracteres. La opción Guardar como permite cambiar nombre, ubicación o formato. La extensión nativa es .docx.

Abrir (Ctrl + A): accede a documentos existentes desde el menú Archivo. Cerrar cierra solo el documento activo, no el programa. Para salir de Word se usa la opción correspondiente en Archivo.

Imprimir (Ctrl + P): desde Archivo > Imprimir se accede a la vista previa y a las opciones de impresión. Se puede elegir imprimir todas las páginas, la página actual o un rango específico. La intercalación controla el orden de impresión de copias múltiples: con intercalado se imprime el documento completo antes de repetir (1,2,3,4 / 1,2,3,4), sin él se repite cada página (1,1,1 / 2,2,2).

Tablas en Word

Una tabla es una cuadrícula de celdas formada por la intersección de filas y columnas. Se inserta desde Insertar > Tabla, seleccionando las dimensiones con la cuadrícula o mediante el cuadro Insertar tabla.

Para moverse entre celdas se usa TAB (siguiente) y Shift + TAB (anterior). Pulsar TAB en la última celda crea una fila nueva. Al posicionarse en una tabla aparecen dos pestañas contextuales: Diseño de tabla (estilos, bordes, sombreado) y Disposición (insertar/eliminar filas y columnas, combinar/dividir celdas, alineación, autoajuste).

Personalización del entorno: vistas y ortografía

Word ofrece cinco vistas: Diseño de impresión (predeterminada), Modo de lectura, Diseño web, Esquema y Borrador. La vista Esquema resulta útil para documentos largos con niveles jerárquicos de títulos.

La revisión ortográfica funciona de forma automática: subraya en rojo los errores ortográficos, en azul los gramaticales y con puntos los problemas de claridad. Al hacer clic derecho sobre la palabra señalada, Word sugiere correcciones, permite omitir la advertencia o agregar la palabra al diccionario. Desde el menú Revisar, el botón Comprobar documento ejecuta una revisión completa.

Configuración de página y encabezados

Desde el menú Disposición se configuran márgenes (superior, inferior, izquierdo, derecho y encuadernación), orientación (vertical u horizontal) y tamaño del papel. Los encabezados y pies de página se escriben en la zona de márgenes y se repiten en todas las páginas. Se pueden definir diferentes para primera página y para páginas pares e impares.

Los saltos de página (Ctrl + Enter) fuerzan el inicio de una nueva página. Los saltos de sección dividen el documento en secciones con formato independiente, lo que permite tener distintas configuraciones de columnas, márgenes o numeración en un mismo documento.

¿Cuál es la diferencia entre los atajos Ctrl + L y Ctrl + B en Word?

Ctrl + B abre el cuadro de Buscar, que localiza texto en el documento. Ctrl + L abre el cuadro de Reemplazar, que además de buscar permite sustituir un texto por otro. Ambos comparten la misma ventana con pestañas distintas, junto con la pestaña Ir a (Ctrl + I).

¿Qué diferencia hay entre sangría francesa y sangría de primera línea?

La sangría francesa desplaza hacia la derecha todas las líneas del párrafo excepto la primera, que permanece alineada al margen. La sangría de primera línea hace lo contrario: solo desplaza la primera línea hacia la derecha y el resto del párrafo se mantiene. En la regla, el triángulo superior controla la primera línea y el inferior las restantes.

¿Qué ocurre si se pulsa TAB estando en la última celda de una tabla?

Word crea automáticamente una nueva fila de celdas en blanco al final de la tabla. Para retroceder a la celda anterior se usa Shift + TAB, y para insertar una tabulación dentro de una celda se pulsa Ctrl + TAB.

¿Cuál es el atajo para guardar un documento y cuántos caracteres admite el nombre del archivo?

El atajo es Ctrl + G. Word admite nombres de archivo de hasta 225 caracteres de longitud, que pueden incluir espacios y caracteres especiales, tanto en mayúsculas como en minúsculas.