Auxiliares Administrativos | Tema 26

Bases de datos en Access: estructura, objetos y funciones principales

Access es el gestor de bases de datos de Microsoft Office y uno de los temas más recurrentes en exámenes de Auxiliar Administrativo del Estado. Dominar sus objetos principales (tablas, consultas, formularios, informes y relaciones) y conocer los procesos de importación, vinculación y exportación resulta imprescindible para superar las preguntas de informática del bloque II.

Concepto de base de datos y modelos

Una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en disco que permiten el acceso directo a ellos, junto con los programas que los manipulan. Un gestor de base de datos debe permitir tres operaciones básicas: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos para trabajar con ellos.

Modelos de bases de datos

Los tres modelos clásicos son:

• Modelo jerárquico: organiza los datos en estructura de árbol. Cada registro tiene un único elemento raíz. Fue usado por IBM en los años 60 y 70.
• Modelo de red: amplía el modelo jerárquico permitiendo relaciones de muchos a muchos entre registros vinculados.
• Modelo relacional: el más extendido. Ordena los datos en tablas (relaciones) compuestas por columnas (atributos) y filas (registros). Utiliza claves primarias y externas para vincular tablas.

Access sigue el modelo relacional. La extensión de sus archivos es .accdb.

Conceptos básicos: tabla, registro y campo

La jerarquía de datos en Access es: Base de datos → Tablas → Registros → Campos → Tipo de datos. Una tabla es un conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Un registro es una fila que agrupa la información asociada a un elemento. Un campo es cada columna, que almacena un tipo concreto de dato.

Los campos se clasifican en fundamentales (definen al registro, como un código o nombre) y secundarios (complementan la información).

Tablas en Access

Creación y diseño

Al crear una base de datos en Access, el programa genera automáticamente una tabla (Tabla1). Las tablas se crean desde el menú Crear, con tres opciones: Tabla (Vista Hoja de datos), Diseño de tabla y Listas SharePoint.

En la Vista Diseño se definen tres columnas por cada campo: nombre del campo (máximo 64 caracteres), tipo de datos y descripción (opcional). El nombre no puede empezar por espacio ni contener puntos, signos de admiración, acentos graves o corchetes.

Tipos de datos

• Texto corto: hasta 255 caracteres (por defecto 50). Para nombres, direcciones, teléfonos.
• Texto largo (Memo): hasta 65.536 caracteres. Access solo usa los 255 primeros al ordenar.
• Número: para operaciones. Tamaños: Byte, Entero, Entero Largo, Simple, Doble, Decimal, Id. de réplica.
• Número grande: compatible con SQL_BIGINT en ODBC.
• Fecha/Hora: desde el año 100 al 9999.
• Moneda: precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda y 4 a la derecha. Ocupa 8 bytes.
• Autonumérico: valor incremental automático, no modificable manualmente.
• Sí/No: solo dos estados.
• Objeto OLE: gráficos, imágenes u objetos de otras aplicaciones.
• Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado y Asistente para búsqueda.

Clave principal

La clave principal identifica cada registro de forma única. Impide registros duplicados y valores nulos en ese campo. Se asigna desde la pestaña Diseño > Herramientas > Clave principal. No es obligatoria, pero resulta esencial para establecer relaciones entre tablas. Un campo Autonumérico es la elección habitual.

Propiedades de los campos

Las propiedades más relevantes en examen son: Tamaño del campo, Formato, Máscara de entrada (plantilla que obliga a un patrón, por ejemplo para teléfonos), Valor predeterminado, Regla de validación (condiciones para aceptar datos), Texto de validación (mensaje de error), Requerido (Sí/No), Permitir longitud cero e Indexado (No / Sin duplicados / Con duplicados).

Consultas

Una consulta es una solicitud de información que puede extraer datos de una o varias tablas. Existen dos tipos principales: consultas de selección (extraen registros que cumplen criterios) y consultas de acción (eliminación, actualización, datos anexados, creación de tablas).

Cuadrícula QBE

La consulta en Vista Diseño muestra la cuadrícula QBE con las filas: Campo, Tabla, Orden (ascendente/descendente), Mostrar (casilla para ocultar o visualizar el campo) y Criterios. Los criterios admiten operadores de comparación, rangos con Entre...Y, listas con En(), comodines ( para varios caracteres, ? para uno, # para un dígito) y valores nulos (Es Nulo / No Es Nulo*).

Los criterios en la misma fila actúan como condición Y (deben cumplirse todos). Criterios en filas diferentes actúan como condición O (basta cumplir uno). Las consultas con parámetros solicitan al usuario un valor al ejecutarse, usando corchetes en el criterio: =[Valor].

Formularios

Los formularios facilitan la introducción y visualización de datos, evitando trabajar directamente sobre las tablas. Se crean desde el menú Crear con opciones como Formulario (automático), Diseño del formulario, Formulario en blanco o Asistente para formularios.

El asistente permite elegir tabla/consulta origen, campos, distribución (en columnas, tabular, hoja de datos, justificado) y nombre. La Vista Diseño del formulario tiene tres secciones: Encabezado, Detalle y Pie de formulario. Los controles principales son: cuadro de texto (dependiente o independiente), etiqueta, botón, cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de verificación y grupo de opciones.

Informes

Los informes son presentaciones gráficas de datos orientadas a la impresión. No almacenan información. Se crean desde el menú Crear > Informes, con opciones similares a los formularios. El asistente permite seleccionar campos, niveles de agrupamiento, orden de registros (hasta 4 campos), distribución (en pasos, bloque, esquema) y orientación de página.

La Vista Diseño de un informe tiene cinco secciones: encabezado del informe, encabezado de página, detalle, pie de página y pie del informe.

Relaciones entre tablas

Las relaciones evitan la duplicidad de datos y garantizan su coherencia. Para relacionar dos tablas se necesita un campo en común, que debe ser clave principal en al menos una de ellas.

Tipos de relaciones

• Uno a uno: cada registro de A se relaciona con uno solo de B, y viceversa.
• Uno a varios: un registro de A se relaciona con varios de B, pero cada registro de B solo con uno de A. Es el tipo más frecuente.
• Varios a varios: se resuelve con una tabla intermedia que contiene las claves de ambas tablas.

Integridad referencial

Al crear una relación se puede activar Exigir integridad referencial, que impide registros huérfanos en la tabla secundaria y borrados accidentales en la principal. Las opciones Actualizar en cascada y Eliminar en cascada propagan automáticamente los cambios o borrados a los registros relacionados.

Importación, vinculación y exportación

Desde el menú Datos Externos se accede a estas funciones:

• Importar: copia objetos (tablas, consultas, formularios) de otra base de datos o archivos Excel, texto, XML a la base actual. Los datos quedan independientes del origen.
• Vincular: crea una conexión con una tabla en otra base de datos. Los cambios se reflejan en ambas direcciones. No se puede modificar el diseño de la tabla vinculada.
• Exportar: envía objetos a otra base Access, a Excel (.xlsx), Word (.rtf), PDF, XML, HTML o bases ODBC. Permite exportar solo la definición o definición y datos.

La diferencia clave entre importar y vincular es que al importar se copian los datos (sin conexión posterior), mientras que al vincular se mantiene la sincronización con el origen.

¿Cuál es la longitud máxima de un campo de tipo Texto corto en Access y cuál es su valor por defecto?

La longitud máxima es de 255 caracteres. Por defecto, Access asigna 50 caracteres. Si se reduce el tamaño tras introducir datos, los caracteres que excedan el nuevo límite se perderán.

¿Qué diferencia hay entre los criterios escritos en la misma fila y en filas distintas de la cuadrícula QBE?

Los criterios en la misma fila de la cuadrícula QBE funcionan como condición Y (AND): el registro debe cumplir todos simultáneamente. Los criterios en filas distintas (fila Criterios y fila O) funcionan como condición O (OR): basta con que el registro cumpla al menos uno de ellos.

¿Qué ocurre si se activa "Exigir integridad referencial" pero no se marca "Eliminar en cascada"?

Access impedirá eliminar un registro de la tabla principal si existen registros relacionados en la tabla secundaria. Aparecerá un mensaje de error y el borrado será rechazado. Solo desactivando la integridad referencial o activando la eliminación en cascada se podrá borrar ese registro.

¿Cuál es la diferencia fundamental entre importar y vincular una tabla en Access?

Al importar se copia la tabla completa a la base de datos actual, sin mantener conexión con el origen: los cambios posteriores en el origen no se reflejan. Al vincular se establece una conexión permanente: los datos no se copian, cualquier modificación se sincroniza en ambas direcciones, pero no se puede alterar el diseño de la tabla vinculada.