Auxiliares Administrativos | Tema 19

Documento, registro y archivo en la Ley 39/2015 y el RD 203/2021

Estos tres conceptos forman el núcleo de la gestión documental administrativa y aparecen con frecuencia en exámenes de auxiliar administrativo. Dominar la regulación de documentos públicos administrativos, el funcionamiento del registro electrónico y las obligaciones de archivo electrónico es imprescindible para superar las pruebas con seguridad.

Concepto de documento público administrativo

El artículo 26 de la Ley 39/2015 define los documentos públicos administrativos como los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. La regla general exige que se emitan por escrito y a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma de expresión.

Requisitos de validez del documento electrónico

Para que un documento electrónico administrativo sea válido debe cumplir cinco requisitos acumulativos:

• Contener información archivada en soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• Disponer de datos de identificación que permitan su individualización.
• Incorporar una referencia temporal del momento de emisión.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan.

Los documentos electrónicos meramente informativos o que no formen parte de un expediente administrativo no requieren firma electrónica, aunque sí deben identificar su origen.

El RD 203/2021 (artículo 46) complementa esta definición: el documento administrativo electrónico es la información en forma electrónica admitida en el Esquema Nacional de Interoperabilidad que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones en el ejercicio de funciones sujetas a Derecho administrativo.

Copias auténticas y su régimen

El artículo 27 de la Ley 39/2015 regula las copias auténticas. Cada Administración determina los órganos competentes para expedirlas. La AGE, las CCAA y las Entidades Locales pueden realizarlas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales. Las de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las realizadas por una Administración son válidas en las restantes.

Reglas según soporte

Las copias electrónicas de un documento electrónico original deben incluir metadatos que acrediten su condición de copia. Las copias electrónicas de documentos en papel requieren previa digitalización y los mismos metadatos. Las copias en papel de documentos electrónicos deben figurar como copia e incluir un código seguro de verificación. Las copias en papel de originales en papel se proporcionan mediante copia auténtica del documento electrónico que obre en poder de la Administración.

Los interesados pueden solicitar copias auténticas en cualquier momento al órgano emisor, que debe expedirlas en el plazo de 15 días desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico.

Documentos aportados por los interesados

El artículo 28 de la Ley 39/2015 recoge el derecho a no aportar documentos que ya obren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La Administración recabará dichos documentos electrónicamente, salvo oposición del interesado. Esta oposición no cabe cuando se trate de potestades sancionadoras o de inspección.

Las Administraciones no exigirán documentos originales salvo excepción normativa. Los interesados se responsabilizan de la veracidad de los documentos que presenten.

El registro electrónico

Registro Electrónico General (art. 16 Ley 39/2015)

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido. También se pueden anotar las salidas de documentos oficiales. Los organismos públicos dependientes pueden tener su propio registro, plenamente interoperable e interconectado con el General.

El Registro Electrónico General funciona como portal de acceso a los registros de cada organismo. Las disposiciones de creación se publican en el diario oficial y deben especificar el órgano responsable, la fecha y hora oficial y los días inhábiles.

Contenido de los asientos

Los asientos se anotan respetando el orden temporal y cada uno debe incluir: número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de presentación, identificación del interesado, órgano remitente, persona u órgano destinatario y referencia al contenido. Se emite automáticamente un recibo con copia autenticada del documento, fecha, hora y número de entrada.

Lugares de presentación de documentos

Los interesados pueden presentar documentos en el registro electrónico correspondiente, en las oficinas de Correos, en representaciones diplomáticas u oficinas consulares, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes.

Cómputo de plazos en registros (art. 31)

El registro electrónico permite la presentación de documentos todos los días del año durante las 24 horas. La presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente. Los documentos presentados en día inhábil se consideran anteriores a los del primer día hábil posterior, según su orden efectivo de hora.

Oficinas de asistencia en materia de registros

El RD 203/2021 (artículo 40) les atribuye naturaleza de órgano administrativo. Sus funciones principales son: digitalizar solicitudes y escritos en papel, anotar asientos de entrada y salida, emitir recibos, expedir copias electrónicas auténticas, asistir en identificación y firma electrónica a personas no obligadas a la relación electrónica, practicar notificaciones por comparecencia espontánea y tramitar el apoderamiento presencial apud acta.

El archivo electrónico

Archivo de documentos (art. 17 Ley 39/2015)

Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados. Los documentos se conservan en un formato que garantice autenticidad, integridad y conservación, permitiendo su consulta con independencia del tiempo transcurrido. La eliminación requiere autorización conforme a la normativa aplicable.

Archivo electrónico de documentos (art. 46 Ley 40/2015)

Todos los documentos utilizados en actuaciones administrativas se almacenan por medios electrónicos, salvo imposibilidad. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes electrónicos. Los medios de almacenamiento deben contar con medidas de seguridad del Esquema Nacional de Seguridad que garanticen integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación.

Conservación y destrucción (RD 203/2021)

Según el artículo 53 del RD 203/2021, los documentos en soporte papel que no puedan devolverse al interesado en el momento de su presentación, una vez digitalizados, se conservan a su disposición durante 6 meses. El mismo plazo se aplica a documentos en formato electrónico dentro de un dispositivo. Transcurrido el plazo, la destrucción se realiza según las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano autonómico competente, sin afectar a documentos con valor histórico, artístico u otro relevante.

El artículo 55 del RD 203/2021 define el archivo electrónico único como el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos. En la AGE, los plazos los determina la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

¿Qué plazo tiene la Administración para expedir una copia auténtica solicitada por un interesado?

El artículo 27.4 de la Ley 39/2015 establece un plazo de 15 días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico del organismo competente, salvo las excepciones derivadas de la Ley 19/2013 de transparencia.

¿Qué ocurre con un documento presentado por vía electrónica en día inhábil a efectos de cómputo de plazos?

Según el artículo 31.2.b) de la Ley 39/2015, la presentación se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente. Los documentos presentados en día inhábil se reputan anteriores, por orden de hora efectiva, a los que se presenten el primer día hábil posterior.

¿Pueden las copias auténticas de documentos privados surtir efectos fuera del ámbito administrativo?

No. El artículo 27.1 de la Ley 39/2015 limita expresamente los efectos de las copias auténticas de documentos privados al ámbito administrativo. Solo surten efectos administrativos, no civiles ni de otro orden jurisdiccional.

¿Durante cuánto tiempo se conservan los documentos en papel que no puedan devolverse al interesado tras su digitalización?

El artículo 53 del RD 203/2021 fija un plazo de 6 meses a disposición del interesado para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento o Administración destinataria, salvo que reglamentariamente se establezca un plazo mayor.