Aux. Administrativo Salud | Tema 19

La Administración electrónica: marco normativo, firma electrónica y servicios al ciudadano

La administración electrónica es un tema recurrente en las oposiciones de auxiliar administrativo del ámbito sanitario. Su contenido abarca desde el marco legal de las Leyes 39/2015 y 40/2015 hasta los instrumentos concretos que permiten la relación telemática entre ciudadanos y Administraciones Públicas, como la firma electrónica, el certificado digital o las notificaciones electrónicas.

La Administración electrónica (o e-Administración) es el modelo de Administración Pública basado en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Según la Comisión Europea, consiste en el uso de las TIC en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, para mejorar los servicios públicos y reforzar el apoyo a las políticas públicas. Sus ventajas principales son la disponibilidad permanente (24 horas, 365 días), la facilidad de acceso sin desplazamiento, el ahorro de tiempo y la mejora de la eficacia en las relaciones interadministrativas y con los ciudadanos.

Marco normativo básico

El marco legal se sustenta en dos normas fundamentales: la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común, que sistematiza la regulación del procedimiento con funcionamiento electrónico; y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que establece las normas de actuación de las Administraciones en su relación con ciudadanos y entre ellas. Ambas se aplican a la AGE, Comunidades Autónomas, Entidades Locales y Sector Público Institucional.

El desarrollo reglamentario se completa con el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, que aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Este RD concreta principios como la neutralidad tecnológica, accesibilidad, facilidad de uso, interoperabilidad, proporcionalidad y personalización y proactividad.

Principios generales de aplicación

El uso de las TIC debe respetar la Constitución y el ordenamiento jurídico, ajustándose a principios como la protección de datos de carácter personal (LO 3/2018), el principio de igualdad (sin discriminación para quienes usen medios no electrónicos), la accesibilidad universal, la legalidad, la cooperación entre Administraciones para garantizar la interoperabilidad, la seguridad (al menos el mismo nivel que los medios no electrónicos), la proporcionalidad, la responsabilidad y calidad en la información ofrecida, la neutralidad tecnológica, la simplificación administrativa y la transparencia y publicidad del procedimiento.

Derecho y obligación de relación electrónica

Las personas físicas pueden elegir si se comunican por medios electrónicos o no. Sin embargo, están obligados a relacionarse electrónicamente las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, quienes ejerzan actividad profesional con colegiación obligatoria (incluidos notarios y registradores), quienes representen a un obligado y los empleados públicos para trámites por razón de su condición.

La Ley 39/2015 separa identificación y firma electrónica: solo será necesaria la identificación, pero la firma será obligatoria cuando deba acreditarse voluntad y consentimiento. Si un interesado carece de medios electrónicos, un funcionario habilitado puede realizar la identificación o firma en su nombre, con consentimiento expreso y constancia por escrito.

La sede electrónica

La sede electrónica (art. 38 Ley 40/2015) es la dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública. El titular responde de la integridad, veracidad y actualización de la información. Su creación se sujeta a principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

En el ámbito estatal, las sedes se identifican mediante certificados cualificados de autenticación de sitio web y su dirección electrónica incluye el dominio «.gob.es». Se distingue del portal de internet (art. 39 Ley 40/2015), que es el punto de acceso electrónico que permite acceder a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente.

La firma electrónica y el certificado digital

Las Administraciones admiten sistemas de firma electrónica conformes con la normativa vigente que garanticen la identificación de los interesados y la autenticidad e integridad de los documentos. Los sistemas admitidos para las personas interesadas incluyen certificados electrónicos cualificados de firma, certificados cualificados de sello electrónico y cualquier otro sistema autorizado por la Secretaría General de Administración Digital.

El certificado electrónico (o certificado digital) es un documento firmado por un prestador de servicios de certificación que vincula datos de verificación de firma con un firmante y confirma su identidad. Sus funciones son autenticar la identidad del usuario, firmar digitalmente (garantizando integridad y procedencia) y cifrar datos. El periodo de validez de los certificados reconocidos no puede superar cinco años.

Para la actuación administrativa automatizada (sin intervención directa de empleado público), la Ley 40/2015 prevé dos sistemas: el sello electrónico basado en certificado cualificado y el código seguro de verificación (CSV), que vincula al órgano emisor y permite comprobar la integridad del documento en la sede electrónica.

El documento nacional de identidad electrónico (DNIe) acredita electrónicamente la identidad personal y permite la firma electrónica de documentos. Todas las personas físicas y jurídicas deben reconocer su eficacia.

Notificaciones electrónicas y registro telemático

Las notificaciones electrónicas se practican mediante comparecencia en la sede electrónica o a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú), o ambos sistemas. Se entienden practicadas en el momento del acceso a su contenido. Si la notificación es obligatoria o fue elegida por el interesado y transcurren diez días naturales sin acceso, se entiende rechazada.

Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General que permite la presentación de documentos todos los días del año durante las 24 horas. La presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente. Las oficinas de asistencia en materia de registros digitalizan documentos en papel, emiten recibos acreditativos y expiden copias auténticas electrónicas.

Servicios telemáticos y Punto de Acceso General

El Punto de Acceso General (PAGe), regulado por la Orden HAP/1949/2014, centraliza la información sobre procedimientos y servicios de la AGE. Ofrece acceso a portales ministeriales, sedes electrónicas, portal de transparencia y la Carpeta Ciudadana. Sus canales son internet, atención presencial (oficinas 060) y atención telefónica (teléfono 060).

Entre los servicios telemáticos destacan la Red 060 (modelo multicanal y multiadministración de atención al ciudadano), el Registro Electrónico de Apoderamiento, la Plataforma de Intermediación de Datos (que evita al ciudadano aportar documentos que ya obren en poder de la Administración) y el punto FACE para facturas electrónicas.

¿Cuántos días naturales deben transcurrir sin acceso para que una notificación electrónica obligatoria se entienda rechazada?

Diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que el interesado acceda a su contenido. Este plazo se aplica tanto cuando la notificación electrónica es obligatoria como cuando ha sido expresamente elegida por el interesado (art. 43.2 Ley 39/2015).

¿Qué diferencia existe entre identificación y firma electrónica según la Ley 39/2015?

La identificación electrónica sirve para verificar la identidad del interesado ante la Administración. La firma electrónica solo es exigible cuando se necesita acreditar la voluntad y el consentimiento del interesado. Esta separación es una de las novedades de la Ley 39/2015 respecto a la normativa anterior.

¿Cuál es el periodo máximo de validez de los certificados electrónicos reconocidos y de los poderes inscritos en el Registro Electrónico de Apoderamientos?

Ambos comparten el mismo plazo máximo: cinco años. En el caso de los certificados reconocidos, el periodo de validez no puede superar cinco años. Los poderes inscritos en el REA tienen una validez máxima de cinco años desde la fecha de inscripción, prorrogables por periodos sucesivos de igual duración máxima.

¿Qué sujetos están obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas según el artículo 14.2 de la Ley 39/2015?

Personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, profesionales con colegiación obligatoria (para trámites de esa actividad), representantes de obligados y empleados públicos para trámites por razón de su condición. Las personas físicas no incluidas en estos grupos pueden elegir libremente el canal de comunicación.