Administrativos del Estado | Tema 41

Microsoft Word: funciones, edición, gestión de ficheros y personalización del entorno

Este tema forma parte del bloque de ofimática del Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado. Las preguntas tipo test sobre Word se centran en atajos de teclado, elementos de la interfaz, opciones de formato y funcionalidades como combinar correspondencia. Es uno de los temas con mayor frecuencia de aparición en las convocatorias recientes.

Elementos de la ventana de Word

Al abrir Microsoft Word aparece un documento vacío denominado ventana de documento, equivalente a una hoja en blanco. La interfaz se compone de los siguientes elementos:

• Barra de título: muestra el nombre del documento (por defecto "Documento1") e incluye una barra de búsqueda integrada.
• Barra de menús: contiene las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Ayuda.
• Banda de opciones: debajo de la barra de menús, agrupa los botones de las funciones más frecuentes. Su contenido varía según la pestaña activa.
• Barra de herramientas de acceso rápido: siempre visible en la esquina superior izquierda, con los iconos de Autoguardado, Guardar, Deshacer y Rehacer.
• Regla: escala horizontal y vertical que muestra sangrías, tabulaciones y márgenes.
• Barra de estado: en la parte inferior, indica el número de página, idioma, los botones de vista y el control de zoom.

El punto de inserción es la barra vertical parpadeante que indica dónde se insertará el texto. El puntero del ratón adopta forma de barra vertical sobre el área de texto y forma de flecha fuera de ella.

Edición básica y atajos de teclado esenciales

Word emplea el ajuste automático: al alcanzar el margen derecho, el texto salta a la línea siguiente sin necesidad de pulsar Enter. Solo se pulsa Enter para crear un nuevo párrafo.

Desplazamiento por el documento

Selección de texto

Con ratón: doble clic selecciona una palabra; clic en el margen izquierdo selecciona una línea; doble clic en el margen selecciona el párrafo; triple clic selecciona todo el documento. Con teclado se combina Mayús con las teclas de desplazamiento. Para seleccionar todo: Ctrl + E.

Operaciones fundamentales

La tecla Retroceso borra el carácter a la izquierda del cursor; Supr borra el de la derecha. Con Ctrl + Retroceso o Ctrl + Supr se elimina una palabra completa.

Formato de texto: sección Fuente

La pestaña Inicio agrupa las herramientas de formato en secciones. En la sección Fuente se controla el tipo de letra, tamaño, estilo (negrita con Ctrl + N, cursiva con Ctrl + K, subrayado con Ctrl + S), tachado, subíndice, superíndice, color de fuente y resaltado. El botón Borrar formato elimina todos los atributos aplicados al texto seleccionado.

Formato de párrafo: alineación, sangría e interlineado

La alineación puede ser izquierda, centrada, derecha o justificada. El interlineado es el espacio entre líneas dentro de un párrafo; el espaciado es la distancia entre párrafos consecutivos.

La sangría se controla mediante los botones Aumentar/Reducir sangría (incrementos de 1,25 cm) o arrastrando los marcadores en la regla. Existen tres marcadores en la parte izquierda: el triángulo superior (sangría de primera línea), el triángulo inferior (sangría francesa) y el cuadrado (sangría global del párrafo).

Las tabulaciones se configuran desde el selector de tabulaciones en la regla: izquierda, centrada, derecha, decimal y de barra. La tabulación predeterminada se sitúa a 1,25 cm.

Gestión de ficheros: guardar, abrir y cerrar

Guardar un documento se hace con Ctrl + G o desde Archivo > Guardar. La primera vez que se guarda, Word solicita nombre y ubicación. Los nombres pueden tener hasta 225 caracteres. Guardar como permite cambiar nombre, ubicación o formato. El formato nativo es .docx.

Para abrir un documento existente se usa Archivo > Abrir. Para cerrar solo el documento activo: Archivo > Cerrar. Si hay cambios sin guardar, Word preguntará si desea conservarlos.

Impresión de documentos

El atajo Ctrl + P abre la pantalla de impresión, que incluye vista previa y opciones de configuración: selección de páginas a imprimir, número de copias, intercalación (impresión secuencial completa frente a repetición por página), orientación, tamaño de papel y márgenes. También permite configurar cuántas páginas se imprimen por hoja.

Vistas del documento

Word ofrece cinco modos de visualización: Diseño de impresión (predeterminada, muestra el documento tal como se imprimirá), Modo de lectura (sin barras ni reglas, en formato libro), Diseño web, Esquema (muestra la estructura jerárquica del documento) y Borrador (optimiza la lectura en pantalla). Desde el menú Vista también se puede dividir la ventana o trabajar con varios documentos simultáneamente mediante "Organizar todo".

Tablas en Word

Una tabla se inserta desde Insertar > Tabla, seleccionando el número de filas y columnas. Cada recuadro es una celda, resultado de la intersección de una fila y una columna. La tecla TAB permite avanzar entre celdas; Shift + TAB retrocede. Al pulsar TAB en la última celda se crea una nueva fila.

Al posicionar el cursor en una tabla aparecen dos pestañas contextuales: Diseño de tabla (estilos, bordes, sombreado) y Disposición (insertar/eliminar filas y columnas, combinar/dividir celdas, alineación vertical del texto y autoajuste de columnas).

Configuración de página y encabezados

Desde el menú Disposición se configuran márgenes (Normal: 2,5 cm sup./inf. y 3 cm izq./dcho.), orientación (vertical u horizontal), tamaño de papel y saltos de página o sección.

Los encabezados y pies de página se escriben en la zona de márgenes y se repiten en todas las páginas. Se pueden definir diferentes para la primera página y para páginas pares e impares. Los números de página se insertan desde Insertar > Número de página, con formato personalizable (arábigos, romanos, etc.).

Combinar correspondencia

La combinación de correspondencia permite generar documentos personalizados (cartas, sobres, etiquetas) fusionando un documento principal con una fuente de datos. Se accede desde la pestaña Correspondencia > Paso a paso por el Asistente, que guía en seis pasos:

1. Seleccionar tipo de documento (cartas, sobres, etiquetas, etc.)
2. Elegir el documento inicial
3. Seleccionar destinatarios (lista existente, contactos de Outlook o nueva lista)
4. Escribir la carta e insertar los campos de combinación (bloques variables como nombre, dirección)
5. Vista previa de los documentos combinados
6. Completar la combinación (imprimir o generar documento nuevo)

La fuente de datos puede ser una tabla de Access, una hoja de Excel o una lista de contactos de Outlook.

¿Cuál es el atajo de teclado para Reemplazar en la versión española de Word, y por qué genera confusión en exámenes?

El atajo es Ctrl + L. Genera confusión porque en la versión inglesa de Word, Ctrl + H es el atajo de Reemplazar (Replace), mientras que Ctrl + L no tiene esa función. Los exámenes de oposiciones preguntan sobre la versión en español, donde Buscar es Ctrl + B (no Ctrl + F como en inglés) y Reemplazar es Ctrl + L.

¿Qué diferencia hay entre un salto de página y un salto de sección en Word?

El salto de página (Ctrl + Enter) simplemente fuerza el inicio del texto en la página siguiente, sin alterar el formato del documento. El salto de sección divide el documento en secciones independientes que pueden tener configuración diferente de márgenes, orientación, columnas, encabezados y numeración de página. Existen saltos de sección de página siguiente, continuo, página par y página impar.

¿Qué ocurre si se pulsa TAB estando el cursor en la última celda de una tabla?

Word crea automáticamente una nueva fila de celdas en blanco al final de la tabla y sitúa el cursor en la primera celda de esa nueva fila. Si se quiere insertar una tabulación dentro de una celda sin saltar a la siguiente, se debe pulsar Ctrl + TAB.

¿Qué son las líneas viudas y huérfanas y cómo se controlan en Word?

Una línea viuda es la última línea de un párrafo que queda aislada al principio de la página siguiente. Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que queda sola al final de una página. Word activa por defecto el control de viudas y huérfanas, accesible desde Párrafo > Líneas y saltos de página > "Control de líneas viudas y huérfanas", que impide que se produzcan estas situaciones al distribuir el texto entre páginas.