Cuerpo de Auxilio Judicial | Tema 26

Archivos judiciales y documentación judicial: RD 937/2003, LOPJ y normativa procesal

El régimen de los archivos judiciales es un tema recurrente en las oposiciones al cuerpo de Auxilio Judicial. Su regulación principal se encuentra en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, complementado por la LOPJ (art. 458) y las leyes procesales. Dominar las clases de archivos, los plazos de remisión y el procedimiento de expurgo resulta imprescindible para el examen.

Concepto de archivo judicial y documentación judicial

El RD 937/2003 define archivo judicial con un doble sentido: el conjunto orgánico de documentos judiciales y el lugar físico donde quedan custodiados y clasificados.

Son documentos judiciales tanto las actuaciones procesales como los documentos aportados por las partes o terceros al proceso, por escrito o por medios electrónicos, con independencia del soporte en que se encuentren.

El expurgo es el procedimiento que determina si un documento ha perdido toda utilidad o, por el contrario, debe ser conservado.

Ámbito de aplicación y exclusiones

El RD 937/2003 se aplica a todos los documentos judiciales de todos los órdenes jurisdiccionales, procedentes de la actividad judicial o de expedientes gubernativos. Quedan excluidos los libros de sentencias, los libros de registro, otros libros de preceptiva llevanza y los expedientes del Registro Civil.

Clases de archivos judiciales

El sistema se estructura en tres niveles:

Archivo Judicial de Gestión

Existe en cada oficina judicial. Clasifica y custodia los documentos de procesos en tramitación, que permanecen allí mientras sean susceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución. Su responsable es el Letrado de la Administración de Justicia (art. 458 LOPJ).

Los asuntos sin actuación procesal pendiente pueden remitirse al Archivo Judicial Territorial transcurridos cinco años desde la incoación. Los procedimientos con sentencia firme pueden remitirse transcurrido un año desde la firmeza.

Archivo Judicial Territorial

Existe como mínimo uno por comunidad autónoma, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, que puede delegar en el Presidente de la Audiencia Provincial o en el Juez Decano. Ordena la documentación remitida desde los Archivos de Gestión y la conserva hasta que la Junta de Expurgo resuelva su destino.

Archivo Judicial Central

Adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, abarca la documentación del Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional. Su responsable es un Letrado de la Administración de Justicia designado por el Ministerio de Justicia o, en su defecto, el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

Acceso a la documentación judicial

Las partes y quienes acrediten interés legítimo y directo pueden acceder a los documentos judiciales mediante exhibición, testimonio o certificación, salvo que tengan carácter reservado (arts. 234 y 235 LOPJ).

El acceso por terceros no parte requiere disociación o anonimización de datos personales y respeto al derecho a la intimidad, al anonimato de víctimas y a la protección de menores (art. 141 bis LEC).

El Reglamento 1/2005 del CGPJ regula el procedimiento: la solicitud se presenta por escrito, se resuelve en dos días por acuerdo del Letrado de la Administración de Justicia. Si se deniega, el interesado puede pedir revisión ante el Juez o Presidente en tres días. Si transcurren dos días sin respuesta, se entiende denegada por silencio.

Formas de remisión de documentación y relaciones documentales

La remisión desde el Archivo de Gestión al Territorial o al Central se formaliza periódicamente, como mínimo con carácter anual, acompañada de una relación documental que incluye:

• Proceso o actuación judicial, orden jurisdiccional y naturaleza
• Número y año del procedimiento, partes intervinientes
• Referencia sucinta al objeto
• Fecha de terminación o paralización

La relación se remite mediante aplicaciones informáticas y cada Letrado de la Administración de Justicia conserva copia con la fecha de envío y acuse de recepción.

Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión

Los tres tipos de archivos se gestionan mediante programas y aplicaciones informáticas compatibles con los existentes en juzgados y tribunales. Estos programas son aprobados por el CGPJ a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas competentes.

Los documentos en soporte papel pueden convertirse a soporte magnético mediante digitalización, microfilmación u otras técnicas, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento. El proceso inverso también es posible: los documentos en soporte electrónico pueden reproducirse en papel.

El RDL 6/2023 prevé un sistema de archivo judicial electrónico interoperable con todos los sistemas de gestión procesal, que asegure el acceso y la conservación a largo plazo de expedientes y documentos electrónicos.

Las Juntas de Expurgo de la documentación judicial

Las Juntas de Expurgo son órganos colegiados de naturaleza administrativa que deciden la exclusión o eliminación de expedientes del Patrimonio Documental, o su transferencia a la Administración competente en patrimonio histórico.

Composición y sede

Se constituye una Junta por comunidad autónoma, con sede donde radique la presidencia del TSJ. La preside un magistrado designado por el Presidente del TSJ, con voto dirimente. Los vocales son un fiscal, el Gerente Territorial del Ministerio de Justicia, un técnico superior especialista en archivos, un titulado superior de Administración, y un Letrado de la Administración de Justicia como secretario.

Para el Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional existe una Junta de Expurgo específica, adscrita al Ministerio de Justicia, presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Supremo.

Procedimiento de expurgo

El responsable del Archivo de Gestión remite al secretario de la Junta la relación de procedimientos con ejecución terminada o resolución de prescripción/caducidad. Antes de la sesión, el presidente ordena publicar las relaciones en el BOE o diario oficial autonómico y en un diario de gran difusión, concediendo dos meses para que los interesados recuperen documentos aportados.

La Junta se reúne en sesión ordinaria una vez al año, pudiendo celebrar sesiones extraordinarias. La Administración de patrimonio histórico elabora un informe vinculante sobre los expedientes con valor histórico-documental que deben preservarse.

Acuerdos posibles

La Junta puede acordar la transferencia a la Administración de patrimonio histórico, la exclusión y enajenación, o la destrucción (cuando la enajenación no sea posible o los documentos no estén en papel). Las resoluciones ponen fin a la vía administrativa y se publican en el BOE o diario oficial autonómico.

La LOPJ establece como regla general la destrucción de autos y expedientes transcurridos seis años desde la firmeza de la resolución definitiva, exceptuándose las causas penales por delito y los supuestos con valor cultural, social o histórico. Previamente se concede audiencia a las partes personadas por un plazo no inferior a quince días.

¿Cuál es el plazo general de destrucción de autos según la LOPJ y qué excepciones existen?

El artículo 458.2 LOPJ establece la destrucción transcurridos seis años desde la firmeza de la resolución definitiva. Se exceptúan los autos formados para la instrucción de causas penales seguidas por delito y los que tengan valor cultural, social o histórico. Antes de la destrucción, el Letrado de la Administración de Justicia debe conceder audiencia a las partes personadas por un tiempo no inferior a quince días.

¿Cuándo pueden remitirse los expedientes del Archivo de Gestión al Archivo Territorial según el RD 937/2003?

Existen dos supuestos. Los asuntos sin actuación procesal pendiente pueden remitirse transcurridos cinco años desde la incoación (plazo reducible excepcionalmente por falta de espacio). Los procedimientos con sentencia firme o resolución que ponga fin al proceso pueden remitirse transcurrido un año desde la firmeza de la resolución.

¿Qué plazo tiene el Letrado de la Administración de Justicia para resolver una solicitud de acceso a documentos judiciales según el Reglamento 1/2005?

Debe resolver en el plazo de dos días. Si transcurridos dos días no ha recaído acuerdo expreso ni se ha expedido el testimonio o certificación, se entiende denegada la solicitud por silencio. El interesado puede entonces solicitar la revisión ante el Juez o Presidente en el plazo de tres días desde la notificación del acuerdo denegatorio.

¿Quién preside la Junta de Expurgo y qué carácter tiene el informe de patrimonio histórico?

La Junta de Expurgo la preside un magistrado designado por el Presidente del TSJ (o del TS en el caso de órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional), con voto dirimente en los empates. El informe que elabora la Administración competente en materia de patrimonio histórico sobre los expedientes con valor histórico-documental tiene carácter vinculante, de modo que la Junta debe acordar la transferencia de los expedientes que dicho informe determine preservar.