Administrativos Seguridad Social | Tema 23

Funcionamiento electrónico del sector público: Leyes 39/2015, 19/2013 y LO 3/2018

Este tema concentra tres bloques normativos que aparecen de forma recurrente en las convocatorias de Administrativos de la Seguridad Social: la administración electrónica (Leyes 39/2015 y 40/2015), la transparencia y gobierno abierto (Ley 19/2013) y la protección de datos personales (LO 3/2018). Es un tema transversal que genera preguntas tipo test sobre plazos, sujetos obligados y derechos concretos, por lo que conviene dominar los matices de cada norma.

Relaciones electrónicas ad extra y ad intra

La dimensión electrónica de las Administraciones se organiza en dos planos. Las relaciones ad extra son las que mantienen con personas, entidades y empresas. Las Administraciones deben garantizar que los interesados puedan relacionarse por medios electrónicos y poner a disposición un punto de acceso general electrónico con acceso a la sede electrónica.

Si un interesado carece de medios electrónicos, un funcionario público puede realizar su identificación o firma electrónica con el sistema del que esté dotado, siempre que el interesado preste consentimiento expreso y el funcionario figure en el registro habilitado.

Las relaciones ad intra obligan a los órganos de la AGE y sus organismos públicos a comunicarse electrónicamente entre sí y con otras Administraciones. Estas comunicaciones deben asegurar la interoperabilidad, la seguridad (Esquema Nacional de Seguridad) y la protección de datos de carácter personal.

Registros electrónicos y archivo electrónico

Cada Administración dispone de un registro electrónico general donde se asienta todo documento presentado. Los organismos públicos vinculados pueden tener registro propio. Reglas clave:

• Los registros deben ser interoperables
• Emiten automáticamente un recibo firmado electrónicamente
• La presentación en día inhábil se entiende realizada la primera hora del día hábil siguiente
• El cómputo de plazos arranca con la fecha y hora del registro electrónico

Junto al registro general existe el registro electrónico de apoderamientos, donde AGE, CCAA y entidades locales inscriben los poderes de carácter general. Los asientos recogen nombre del poderdante y apoderado, fecha, período y tipo de poder.

En cuanto al archivo electrónico, cada Administración mantiene un archivo electrónico único de documentos correspondientes a procedimientos finalizados. Los documentos que contengan actos que afecten a derechos de particulares deben conservarse en soporte electrónico, garantizando autenticidad, integridad y consulta sin límite temporal. Su eliminación requiere autorización expresa.

Obligación de relacionarse electrónicamente con las AAPP

El artículo 14 de la Ley 39/2015 establece que las personas físicas pueden elegir el canal (electrónico o no) para comunicarse con la Administración. Sin embargo, están obligados a usar medios electrónicos:

• Las personas jurídicas
• Las entidades sin personalidad jurídica
• Quienes representen a un interesado obligado a la relación electrónica
• Los empleados públicos para trámites realizados en esa condición
• Quienes ejerzan actividad profesional con colegiación obligatoria, en el ejercicio de dicha actividad

Además, reglamentariamente se puede ampliar esta obligación a colectivos de personas físicas que acrediten capacidad económica, técnica o dedicación profesional suficiente.

Sistema Cl@ve: identificación y firma electrónica

Cl@ve es la plataforma común del sector público administrativo estatal para unificar el acceso electrónico a los servicios públicos. Consta de tres partes: registro, identificación y firma.

El registro puede ser telemático o presencial, pero no admite que una persona registre presencialmente a otra en su representación. Para la identificación existen dos modalidades: Cl@ve ocasional (contraseña de validez muy limitada, para usuarios esporádicos) y Cl@ve permanente (validez duradera pero no ilimitada, para usuarios habituales y acceso a firma en la nube). La plataforma también ofrece el DNI electrónico como sistema de identificación, autenticación y firma.

Notificaciones electrónicas

Las notificaciones se practican preferentemente por medios electrónicos. Los interesados no obligados pueden optar por recibirlas o no por esta vía. Se practican mediante comparecencia en la dirección electrónica habilitada única (DEHú).

Si la notificación es obligatoria o elegida expresamente por el interesado, se entiende rechazada transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición sin acceso al contenido. Nunca se notificará electrónicamente cuando el acto vaya acompañado de documentos no convertibles a formato electrónico o contenga medios de pago como cheques.

Transparencia y acceso a la información pública: Ley 19/2013

El gobierno abierto se sustenta en transparencia, participación ciudadana, rendición de cuentas, colaboración e innovación. La Ley 19/2013 de Transparencia regula las obligaciones de publicidad activa y el derecho de acceso a la información pública.

Ámbito subjetivo

La ley se aplica a la AGE, CCAA, entidades gestoras de la Seguridad Social, organismos autónomos, agencias estatales, entidades públicas empresariales, corporaciones de derecho público, Congreso, Senado, Tribunal Constitucional, CGPJ, sociedades mercantiles con participación pública superior al 50%, fundaciones del sector público y asociaciones constituidas por las Administraciones. También alcanza a partidos políticos, organizaciones sindicales y empresariales.

Derecho de acceso y resolución

Toda persona puede solicitar información pública sin necesidad de motivar su solicitud. El acceso es preferentemente electrónico y gratuito. La resolución debe notificarse en el plazo máximo de 1 mes. Si no se resuelve expresamente, opera silencio negativo (desestimación). Frente a la resolución cabe recurso contencioso-administrativo o, con carácter potestativo y previo, reclamación ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno en el plazo de 1 mes, que se resuelve en 3 meses (también silencio negativo).

El Portal de Transparencia, dependiente del Ministerio de Presidencia, centraliza la información de la AGE y se rige por los principios de accesibilidad, interoperabilidad y reutilización.

Protección de datos personales: LO 3/2018

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales desarrolla el RGPD en España.

Principios (arts. 4 a 10)

Los principios fundamentales son: exactitud de los datos, deber de confidencialidad, tratamiento basado en el consentimiento del afectado, consentimiento de menores (válido a partir de 14 años; por debajo, se requiere el del titular de la patria potestad), tratamiento por obligación legal o interés público (solo si lo prevé una ley) y tratamiento de datos de naturaleza penal (requiere norma de derecho de la UE para fines distintos de prevención o investigación).

Derechos de las personas (arts. 13 a 18)

Los derechos reconocidos son: acceso (confirmar si se tratan datos), rectificación (corregir datos inexactos), supresión (eliminación de datos), limitación del tratamiento, portabilidad (recibir datos y transmitirlos a otro responsable cuando el tratamiento se base en consentimiento) y oposición por motivos relacionados con la situación particular del interesado.

Todos estos derechos pueden ejercerse directamente o por medio de representante. El responsable del tratamiento debe informar al afectado de los medios disponibles para ejercerlos.

¿Qué ocurre si un sujeto obligado a la relación electrónica presenta una solicitud de forma presencial?

La Administración le requerirá para que la subsane mediante su presentación electrónica. La fecha de presentación que se tomará como válida será la de la subsanación, no la del registro presencial inicial. Este matiz es frecuente en examen y penaliza a quien confunda ambas fechas.

¿Cuál es el plazo para entender rechazada una notificación electrónica obligatoria y en qué se computa?

Se entiende rechazada transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición sin que el interesado acceda a su contenido. La cuenta es en días naturales, no hábiles, dato que el examinador suele alterar en las opciones de respuesta.

¿A partir de qué edad puede un menor prestar consentimiento válido para el tratamiento de sus datos personales según la LO 3/2018?

A partir de los 14 años. Por debajo de esa edad, el tratamiento solo es lícito si consta el consentimiento del titular de la patria potestad o tutela. El RGPD permite a los Estados miembros fijar esta edad entre 13 y 16 años; España optó por 14.

¿Es necesario motivar una solicitud de acceso a la información pública según la Ley 19/2013?

No. El solicitante no está obligado a motivar su solicitud. Puede exponer los motivos voluntariamente y estos podrán ser tenidos en cuenta al dictar la resolución, pero su ausencia no es causa de inadmisión. La resolución, en cambio, sí debe motivarse cuando deniegue el acceso o lo conceda parcialmente.