Administrativos del Estado | Tema 43

Microsoft Access: bases de datos, tablas, consultas, formularios, informes y relaciones

Este tema es un clásico del bloque de ofimática en las oposiciones al Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado. Las preguntas suelen centrarse en tipos de datos y sus propiedades, funcionamiento de la clave principal, tipos de relaciones y diferencias entre importar y vincular. Dominar estos conceptos marca diferencia en el examen.

Concepto de base de datos y modelos

Una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en disco que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que los manipulan. Un gestor de base de datos como Access permite introducir, almacenar y recuperar datos, además de limitar el acceso según usuarios.

Modelos de bases de datos

Access trabaja con el modelo relacional, el más extendido. Los tres modelos principales son:

• Modelo jerárquico: estructura de árbol con un único elemento raíz. Si se elimina un subárbol, desaparecen todos los registros dependientes. Usado por IBM en los años 60-70.
• Modelo de red: evolución del jerárquico que permite relaciones de muchos a muchos entre registros vinculados.
• Modelo relacional: organiza los datos en tablas (filas y columnas). Cada columna es un atributo y cada fila un registro. Se definen claves primarias y claves externas para conectar tablas.

Tablas: estructura fundamental de Access

La tabla es el elemento principal de cualquier base de datos en Access. Todos los demás objetos (consultas, formularios, informes) se crean a partir de las tablas. La extensión de los archivos Access es .ACCDB.

Un registro es cada fila de la tabla (agrupa la información de un elemento). Un campo es cada columna (cada dato individual del registro).

Tipos de datos en Access

Al definir un campo en Vista Diseño, se asigna un tipo de dato. Los principales son:

• Texto corto: hasta 255 caracteres (50 por defecto). Para nombres, direcciones, teléfonos.
• Texto largo: hasta 65.536 caracteres. Para comentarios extensos.
• Número: valores para operaciones. Subtipos: Byte (1 byte), Entero (2 bytes), Entero Largo (4 bytes), Simple (4 bytes), Doble (8 bytes), Decimal (12 bytes).
• Fecha/Hora: desde el año 100 al 9999.
• Moneda: precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda y 4 a la derecha del separador decimal. Ocupa 8 bytes.
• Autonumérico: valor incremental automático, no modificable manualmente. Siempre es Entero Largo.
• Sí/No: dos posibilidades (verdadero/falso).
• Objeto OLE: gráficos, imágenes u objetos creados en otras aplicaciones.
• Hipervínculo: dirección de enlace web.
• Calculado: incorpora una expresión que realiza cálculos.
• Asistente para búsqueda: crea un campo de búsqueda que selecciona valores de otra tabla o lista.

La clave principal

La clave principal identifica cada registro de forma única. No admite valores nulos ni duplicados. Permite relacionar tablas entre sí. No es obligatorio que una tabla la tenga, pero resulta imprescindible para establecer relaciones. Se asigna desde la pestaña Diseño > botón Clave principal. Aparece una llave a la izquierda del campo.

Propiedades de los campos

Las propiedades más relevantes para el examen son:

• Tamaño del campo: en texto, máximo 255 caracteres. En numérico, determina el rango (Byte, Entero, Entero Largo, Simple, Doble, Decimal).
• Máscara de entrada: fuerza un formato de introducción (ej. teléfono). Códigos: 0 = dígito obligatorio, L = letra obligatoria, ? = letra opcional, > = convierte a mayúsculas.
• Regla de validación: condición que deben cumplir los datos (ej. >=100 Y <=2000).
• Requerido: si está a Sí, el campo no puede quedar vacío.
• Indexado: acelera búsquedas. Opciones: No, Sin duplicados, Con duplicados.

Consultas en Access

Las consultas permiten solicitar información a la base de datos aplicando criterios. Pueden tomar datos de una o varias tablas.

Consultas de selección

Extraen registros que cumplen los criterios indicados y generan una tabla lógica (reside en memoria, no en disco). Se crean desde el menú Crear > Diseño de Consulta. La cuadrícula QBE incluye: Campo, Tabla, Orden, Mostrar y Criterios.

Criterios y operadores

• Rangos: Entre...Y, operadores de comparación (<, >, >=, <=, <>).
• Listas: operador En ("Madrid";"Sevilla";"Valencia").
• Criterio Y: varios criterios en la misma fila (deben cumplirse todos).
• Criterio O: criterios en filas distintas (basta cumplir uno).
• Comodines: * (cualquier número de caracteres), ? (un solo carácter), # (un solo dígito). Access añade automáticamente el operador "Como".
• Nulos: Es Nulo (campo vacío), No Es Nulo (campo con datos).
• Campos calculados: se escriben entre corchetes. Ejemplo: Beneficio: [Precio Venta]-[Precio Costo].

Consultas con parámetros

Permiten que el usuario introduzca el valor del criterio en el momento de ejecutar la consulta. Se definen desde Diseño > Parámetros. El nombre del parámetro se escribe entre corchetes en la fila Criterios.

Formularios

Los formularios son presentaciones diseñadas para mostrar e introducir datos en pantalla. Permiten ocultar campos según el perfil del usuario y ofrecen una interfaz más amigable que la hoja de datos.

Se crean desde el menú Crear. Las distribuciones disponibles son: En columnas, Tabular, Hoja de datos y Justificado. La Vista Diseño del formulario se organiza en tres secciones: Encabezado, Detalle y Pie de formulario.

Los controles son los objetos del formulario: cuadros de texto (dependientes e independientes), etiquetas, botones, cuadros combinados, cuadros de lista, casillas de verificación, imágenes y subformularios.

Informes

Los informes son presentaciones de datos orientadas a la impresión. No almacenan información, solo la representan gráficamente. Se pueden crear mediante el Asistente para informes, que permite elegir campos, niveles de agrupamiento, orden de registros y tipo de distribución (En pasos, Bloque, Esquema).

La Vista Diseño de un informe tiene cinco secciones: Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del informe.

Relaciones entre tablas

Las relaciones eliminan la duplicidad de datos. Para relacionar dos tablas se necesita un campo en común que sea clave principal en una de ellas.

Tipos de relaciones

• Uno a uno: cada registro de A se relaciona con un solo registro de B y viceversa. Ejemplo: una población y su alcalde.
• Uno a varios: un registro de A se relaciona con varios de B, pero cada registro de B solo con uno de A. Es la más frecuente.
• Varios a varios: se resuelve mediante una tabla intermedia que contiene las claves de ambas tablas.

Integridad referencial

Al activar Exigir integridad referencial, Access impide registros huérfanos en la tabla secundaria y borrar registros de la tabla principal si tienen registros relacionados. Las opciones complementarias son Actualizar en cascada (propaga cambios del campo clave) y Eliminar en cascada (borra registros relacionados al borrar el principal).

Importación, vinculación y exportación

• Importar: copia objetos de otra base de datos o archivo externo (Excel, texto, XML) a la base de datos actual. Los datos quedan desconectados del origen.
• Vincular: crea una conexión permanente con una tabla de otra base de datos. Los cambios se reflejan en ambas direcciones. No se puede modificar el diseño de la tabla vinculada.
• Exportar: envía objetos de la base de datos actual a otro archivo (Access, Excel, Word/RTF, PDF, texto, HTML). Permite exportar definición y datos, o solo definición.

La diferencia clave: al importar se rompe el vínculo con el origen; al vincular se mantiene la sincronización bidireccional.

¿Cuál es la longitud máxima de un campo de tipo Texto corto en Access y cuál es su valor por defecto?

El máximo es 255 caracteres y el valor por defecto es 50. Si se reduce el tamaño después de introducir datos, los caracteres sobrantes se perderán. El nombre del campo, por su parte, admite hasta 64 caracteres.

¿Qué diferencia hay entre importar y vincular una tabla en Access?

Al importar se copia la tabla a la base de datos actual y no queda conexión con el archivo de origen: los cambios posteriores en el origen no se reflejan. Al vincular, la tabla sigue físicamente en la otra base de datos y cualquier modificación se sincroniza en ambos sentidos, pero no se puede alterar su diseño desde la base de datos que la vincula.

¿Qué ocurre si se activa "Exigir integridad referencial" en una relación y se intenta borrar un registro de la tabla principal que tiene registros relacionados?

Access impide el borrado y muestra un error, salvo que también esté activada la opción "Eliminar en cascada los registros relacionados". En ese caso, Access elimina automáticamente todos los registros de la tabla secundaria asociados al registro principal que se borra.

En la cuadrícula QBE de una consulta, ¿qué efecto tiene desmarcar la casilla "Mostrar" de un campo que tiene un criterio definido?

El campo se usa como filtro para seleccionar los registros que cumplen el criterio, pero no aparece como columna visible en el resultado de la consulta. Esto permite restringir la búsqueda sin saturar la vista con campos que no interesan al usuario.