Gestión Seguridad Social | Tema 81

Administración electrónica en la Seguridad Social: registro, apoderamientos, notificaciones y servicios digitales

Este tema es uno de los más transversales del programa de Gestión de la Seguridad Social. Aparece con frecuencia en los exámenes tipo test, especialmente las preguntas sobre plazos de rechazo de notificaciones, tipos de apoderamiento, sujetos obligados al Sistema RED y vigencia de los poderes inscritos. Conecta directamente con la Ley 39/2015 (LPAC) y la Ley 40/2015 (LRJSP), y su conocimiento es imprescindible para entender el funcionamiento real de las entidades gestoras.

Derecho y obligación de relación electrónica

El artículo 14 LPAC establece que las personas físicas pueden elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones por medios electrónicos o no. Pueden cambiar el medio elegido en cualquier momento. Sin embargo, determinados colectivos están obligados a la vía electrónica: personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, profesionales colegiados y otros que reglamentariamente se determinen.

La transformación hacia una Administración electrónica responde a los principios de eficacia y eficiencia del artículo 103 CE. La Ley 11/2007 fue el primer gran paso al convertir en obligatorias previsiones antes facultativas; esta ley fue derogada por la Ley 39/2015.

Registro electrónico de la Seguridad Social

La Orden ISM/474/2023 regula el registro electrónico de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones (SESSP). Está habilitado para la recepción y remisión de escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos presentados ante las entidades gestoras y servicios comunes.

El acceso se realiza a través de la dirección electrónica habilitada, donde consta la relación actualizada de procedimientos y trámites admitidos. La Gerencia de Informática de la Seguridad Social es responsable de su gestión, administración y seguridad.

Funcionamiento y plazos

El registro permite la presentación de documentos todos los días del año, 24 horas al día. La hora oficial es la de la península y Baleares. Si la recepción se produce en día inhábil, se entiende efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente. Las interrupciones técnicas se anunciarán con la antelación posible, junto con la ampliación concreta del plazo no vencido si procede.

Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social

Creado por la Orden ISM/189/2021, inscribe los apoderamientos otorgados voluntariamente «apud acta» para actuar ante la Administración de la Seguridad Social. Su titularidad corresponde a la SESSP. El registro no tiene carácter público, es único y está accesible en la SEDESS. Las representaciones legales no se inscriben en él.

Tipos de apoderamiento

• General: abarca todas las materias, trámites y grupos de trámites del anexo I. No cabe renuncia o revocación parcial.
• Por materias: el apoderado actúa en todos los trámites de la materia seleccionada, sin posibilidad de renuncia parcial dentro de esa materia.
• Por trámites y/o grupos de trámites: solo los seleccionados del anexo I, pudiendo renunciarse o revocarse por separado.

Otorgamiento y efectos

Pueden otorgar apoderamientos las personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad jurídica con capacidad de obrar y condición de interesados. El otorgamiento se formaliza mediante comparecencia electrónica en la SEDESS, presencial en oficinas de la Seguridad Social o en oficinas de otras Administraciones.

Los poderes surten efectos desde la fecha de inscripción. Los otorgados a personas jurídicas no se inscriben hasta que presenten una declaración responsable acreditando que sus estatutos prevén la representación de terceros, firmada electrónicamente en el plazo máximo de un mes desde la solicitud. Cuando el apoderamiento comprenda la recepción de notificaciones, se requiere aceptación expresa del apoderado.

La vigencia máxima es de cinco años desde la inscripción. Las prórrogas también tienen un límite de cinco años desde la fecha de inscripción de la prórroga.

Sistemas de identificación y firma electrónicos

La Resolución de 8 de marzo de 2023 de la SESSP define los sistemas admitidos para trámites por canal telefónico y telemático:

• Certificados electrónicos cualificados, incluido el DNI electrónico.
• Sistemas sin certificado cualificado: Cl@ve, código de un solo uso (SMS o correo), CSV/CEA (código seguro de verificación / código electrónico de autenticidad) y otros datos de contraste.
• Videoconferencia o vídeo-identificación.
• Datos biométricos distintos de la vídeo-identificación.

La identificación mediante CSV/CEA solo permite presentar escritos relativos a actuaciones requeridas en el propio documento y únicamente cuando se trate de un acto de mero trámite que no ponga fin al procedimiento.

Notificaciones electrónicas en la Seguridad Social

El artículo 132 TRLGSS, desarrollado por la Orden ISM/903/2020, regula las notificaciones electrónicas de actos administrativos. Se practican en la sede electrónica de la Seguridad Social y Pensiones (SEDESS).

Sujetos obligados a notificación electrónica

• Personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica y profesionales con colegiación obligatoria (siempre).
• Personas físicas obligadas a incorporarse al Sistema RED o adheridas voluntariamente.
• Personas físicas solicitantes o perceptoras de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
• Apoderados inscritos en el Registro electrónico de apoderamientos para recibir notificaciones.

Rechazo y supletoriedad

Las notificaciones en SEDESS se entienden rechazadas transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición sin acceso al contenido. Cuando no puedan practicarse en SEDESS ni en el domicilio, se realizarán mediante anuncio en el BOE.

No se practicarán por medios electrónicos las notificaciones que acompañen elementos no convertibles a formato electrónico, contengan medios de pago como cheques, o deban realizarse mediante personación según su normativa específica.

Actuación administrativa automatizada y Sistema RED

Automatización de la gestión

El artículo 41.1 de la Ley 40/2015 define la actuación administrativa automatizada como aquella realizada íntegramente por medios electrónicos sin intervención directa de empleado público. El artículo 130 TRLGSS extiende esta posibilidad a prestaciones del sistema (excluidas pensiones no contributivas), protección por desempleo y procedimientos de afiliación, cotización y recaudación.

Sistema RED

La Orden ESS/484/2013 regula el sistema de remisión electrónica de datos (Sistema RED), gestionado por la TGSS. Permite el intercambio electrónico de datos en inscripción de empresas, afiliación, cotización, recaudación y comunicación de partes médicos de IT.

Están obligados a incorporarse las empresas del Régimen General y de los Regímenes Especiales de Trabajadores del Mar y Minería del Carbón, así como los autónomos del RETA y los trabajadores por cuenta propia del Régimen del Mar clasificados en el grupo primero de cotización. No es obligatorio para profesionales taurinos, el Sistema Especial de Empleados de Hogar ni los trabajadores del Mar por cuenta propia de los grupos segundo y tercero.

Tarjeta Social Digital

Introducida por la DA 141ª de la Ley 6/2018 de PGE, la Tarjeta Social Digital es un sistema de información que integra todas las prestaciones económicas de carácter social gestionadas por las Administraciones Públicas (Estado, CCAA, Entidades Locales). Su objetivo es mejorar y coordinar las políticas de protección social.

Se destina a la gestión de datos identificativos de prestaciones y beneficiarios, al conocimiento coordinado y cesión de datos entre organismos, al acceso de las Administraciones y a la explotación estadística para la mejora de políticas sociales.

Punto de Acceso General electrónico (PAGe)

Regulado por el Real Decreto 203/2021 y la Orden HAP/1949/2014, el PAGe (www.administracion.es) funciona como punto único de entrada del ciudadano a las Administraciones Públicas. Opera las 24 horas, los 365 días del año, y da acceso a portales ministeriales, sedes electrónicas, portal de transparencia y áreas restringidas de usuarios.

Carpeta Ciudadana

Definida en el artículo 8 del RD 203/2021, la Carpeta Ciudadana es el área personalizada del interesado en su relación con el sector público estatal. Accesible a través de la sede electrónica del PAGe, también pueden entrar sus representantes legales y quienes ostenten un poder general inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos.

Sus funcionalidades principales son: seguimiento del estado de tramitación de procedimientos, acceso a comunicaciones y notificaciones, conocer qué datos propios obran en poder del sector público estatal y obtener certificaciones administrativas.

¿Cuál es la vigencia máxima de los poderes inscritos en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social y qué plazo tienen las prórrogas?

La vigencia máxima es de cinco años desde la fecha de inscripción. Las prórrogas también tienen un límite de cinco años, pero computados desde la fecha de inscripción de la prórroga en el registro, no desde la inscripción original del poder.

¿Qué plazo tiene una persona jurídica apoderada para presentar la declaración responsable sobre sus estatutos y qué ocurre si no lo hace?

Debe firmarla electrónicamente en el plazo máximo de un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción. Si no la presenta, el poder no se inscribirá ni surtirá efecto. La declaración responsable sustituye a los estatutos, aunque estos pueden ser exigidos con posterioridad por el órgano competente.

¿En qué supuestos NO es obligatoria la incorporación al Sistema RED?

En el Régimen General, no es obligatoria para el colectivo de profesionales taurinos ni para el Sistema Especial de Empleados de Hogar. En el Régimen Especial de Trabajadores del Mar, quedan excluidos los trabajadores por cuenta propia clasificados en los grupos segundo y tercero de cotización del artículo 10 de la Ley 47/2015.

¿Qué diferencia existe entre la identificación mediante CSV/CEA y mediante Cl@ve a efectos de los trámites que permite realizar?

El CSV/CEA solo habilita para presentar escritos relativos a actuaciones requeridas en el propio documento y exclusivamente cuando este se refiera a un acto de mero trámite que no ponga fin al procedimiento. Cl@ve, en cambio, es un sistema de identificación general que permite acceder al conjunto de servicios habilitados en la SEDESS sin esa restricción material.